Balogh Monika

A munkaügyi

compliance audit

Wolters Kluwer • Budapest, 2015

Kiadja a

Wolters Kluwer Kft.

Budapest, 2015

1117 Budapest, Prielle Kornélia u. 21–35.

Telefon: (40) 464-565

Fax: +36 (1) 464-5657

e-mail: info@wolterskluwer.hu

www.wolterskluwer.hu

Felelős vezető: Tóth Gábor, a Wolters Kluwer Kft. ügyvezetője

Kiadásért felelős: Gócza Éva

A kiadványok szerkesztéséért felelős: dr. Szabó Marianna

Felelős szerkesztő: dr. Antal Ildikó

Műszaki kiemelt főmunkatárs: Schuller Krisztina

Műszaki szerkesztés: Wolters Kluwer Kft.

Fedél: Wolters Kluwer Kft.

ISBN 978 963 295 520 9

Termékkód: YEB1616

Kiadványaink megtekinthetőek és megvásárolhatóak szakkönyvesboltunkban a Kiadó címén, továbbá a www.complex.hu portálon.

Minden jog fenntartva, beleértve a sokszorosítás és a mű bővített, illetve rövidített változatának kiadási jogát is.

A Kiadó írásbeli hozzájárulása nélkül sem a teljes mű, sem annak bármely része semmiféle formában (fotokópia, mikrofilm vagy más hordozó) nem sokszorosítható.

Szerző:

Balogh Monika

Kézirat lezárva:

2015. október 7.

© Balogh Monika, Budapest, 2015

© Wolters Kluwer Kft., Budapest, 2015

Bevezetés

„Hangzatos elvek jogi normákban való deklarálása még

messze nem garancia azok tényleges érvényesülésére.

Ugyanakkor a jog mindig társadalmi elvárásokat artikulál,

és erre a puha jog is képes lehet annyira, mint a klasszikus szabályozás.”1

A munkaügyi compliance audit többek között a munkajogi szabályok betartását szolgáló, a vállalati adminisztratív funkciók nagy részének többszintű és több szempontból történő vizsgálatára létrejött vállalatirányítási audit. Mai koncepciójának kialakulása az elmúlt harminc-negyven év releváns „kemény jog” (hard law) és „puha jog” (soft law) teremtő – ezeket alakító – folyamatainak, az ezekből levont konzekvenciáknak és a kapcsolódó vállalatirányítási gyakorlati tapasztalásoknak az eredménye. Az audit a piaci önszabályozó folyamatok részeként jött létre, és mint ilyen, az általa közvetített normarendszer elsősorban nem államhatalmi szabályozás alapú, hanem a piacon működő ösztönző és szankcionáló mechanizmusok által közvetített normákra épül, bár természetesen a legtágabb értelemben vett munkaügyeket (vállalatirányítás, HRM, jogi ügyek, munkaügy stb.) érintő munkajogi szabályozás normarendszerének való megfelelésre vonatkozó elvárások fontosságát is értékként vallja, és ennek megfelelően vizsgálata tárgyává teszi.

A munkaügyi compliance audit megalkotói a fent leírtaknak megfelelően törekedtek a piaci önszabályozás, a jogi szabályozás, valamint a kapcsolódó vállalatirányítási-szakmai fejlődési eredmények felhasználására annak érdekében, hogy a releváns adminisztratív funkciókat a lehető leghatékonyabb módon, a vállalatok, egyéb piaci szereplők, valamint a társadalmi környezet számára leghasznosabb formában lehessen vizsgálni.

Az audit kidolgozóinak elsődleges célja az volt, hogy a szisztematizált és standardizált program alkalmazásával kiváltható legyen az egyes vállalati adminisztrációs rendszerek önálló, többféle szempont alapján, több belső és külső szervezet által történő felülvizsgálata. Egyszersmind széles körű áttekintést adjon a munkajogi és más szabályoknak, valamint az egyéb piaci feltételeknek és elvárásoknak való megfelelés kérdéséről, továbbá objektív megállapításokat tegyen az alkalmazott adminisztrációs gyakorlatnak, rendszereknek a vállalat piaci helyzetéhez és növekedési céljaihoz viszonyított fejlettségi szintjéről.

Az auditprogram a vállalati érdekek messzemenő figyelembevételén alapuló vizsgálati alapelveket követve komplex egészként kezeli a szabálykövető és egészséges szervezeti működést alapvetően meghatározó munkaszervezési, szervezetfejlesztési, adminisztrációs és munkajogi szempontokat, s mint ilyen, alkalmas a vállalati menedzsment hatékony átvilágítására.

E kötet célja, hogy összefoglalja a munkaügyi compliance audit fogalmával, jelentőségével kapcsolatos főbb tudnivalókat, az új audittípus kialakulásának hátterében álló piaci előzményeket és fejlődési folyamatokat, meghatározza a munkaügyi compliance audit helyét az egyéb – a vállalatok működésének átvilágítását, vizsgálatát célzó – eszközök között. Ennek keretein belül a szerző kitér az audit ISO auditokhoz, a TPM-hez,2 a lean menedzsmenthez, valamint a vállalati compliance-hez való kapcsolatára. Néhány lehetséges csoportosítási szempontot határoz meg továbbá a jelenleg a piacon található auditok rendszerezéséhez, és megkísérli ezek alapján a munkaügyi compliance audit osztályozását is elvégezni. Ezután következik az audit tárgyának és céljának, valamint főbb alapelveinek és ismérveinek a leírása. A munkaügyi compliance audit által vizsgált vállalati működési területek közül olyan területek részletes megtárgyalására is sor kerül, mint az általános vállalati jellemzők, a HRM és a munkajog, illetve a vállalati kultúrát meghatározó főbb tényezők jellegzetességei. A szerző mindeközben kitér az egyes területek tekintetében előforduló leggyakoribb munkajogi, menedzsment-, szakmai, valamint etikai normák megsértésével kapcsolatos hibák, tendenciák és nem megfelelőségek rövid ismertetésére is. Legvégül a munkaügyi compliance audit – az audit protokollját, a vizsgálat lépéseit és menetét, valamint az audit eszköztárát is magába foglaló – módszertani kérdéseinek megtárgyalása és az audit lehetséges megállapításai fajtáinak és felépítésének összefoglalása következik.

1. A munkaügyi compliance audit

1.1. A munkaügyi compliance audit általános ismertetése

Napjainkban a vállalatok jelentős részénél meghatározott rendszerességgel sor kerül valamilyen típusú átvizsgálásra, állapotfelmérésre vagy ellenőrzésre. Elmúltak azok az idők, amikor a vállalat mint önálló entitás megtervezte, bevezette és működtette a folyamatait anélkül, hogy a globális értelemben vett piacnak ne legyen – bizonyos esetekben akár közvetlen – beleszólása ezek alakításába. A független vállalat, mint olyan, ma már nem létezik.

A mai vállalatfelfogások a cégeket egyre inkább az őket körülvevő világ részeként fogalmazzák meg, ami azzal jár, hogy egyre komolyabb és tartalmukban is egyre erősebben diverzifikált elvárásokkal kell szembenézniük, hiszen az őket körülvevő világ egyre tágul a globalizációs folyamatoknak, többek között a határokon átívelő üzleti vállalkozásoknak, a szabadabb munkaerő-áramlásnak, az internetnek, a megváltozott munkavégzési és utazási szokásoknak köszönhetően.

Az élesedő piaci versenyen, a gazdasági szempontok által (is) befolyásolt törvényi szabályozásokon és a politikai megfontolások által indukált hatásokon túlmutató piaci igények és elvárások fogalmazódtak és fogalmazódnak meg évről évre. Az a piaci környezet, amelyben még elegendő volt a szerződés szerinti terméket vagy szolgáltatást mint végterméket produkálni, idővel megváltozott. A világ most már kíváncsi arra is, hogy a termék, a szolgáltatás hogyan, milyen folyamatok során, milyen vállalatpolitika mentén, a világ többi részére milyen hatást gyakorolva jött létre.

A vállalatok életben maradásához nem elegendő, ha tanúbizonyságot tesznek életképességükről, az általuk kínált termékek, szolgáltatások kiemelkedő minőségéről, a változások kezelésének képességéről. A piac elvárja a környezet védelmét is szem előtt tartó működést, a vállalat hozzájárulását a helyi közösségek, valamint a szélesebb értelemben vett társadalom működéséhez, jólétéhez, valamint a működéshez közvetve és közvetlenül kapcsolódó jogi és egyéb tárgyú szabályok szigorú betartását.

Japánban, ahol a nyelv kimondottan gyorsan reagál a társadalom változásaira, van egy új szó arra, hogy a modern gondolkodás mit vár el az állampolgároktól, a vállalatoktól és alkalmazottaiktól. Azt mondják: (Koueki shakai shugi), vagyis olyan „izmus”, amely a jövő és a fenntartható fejlődés kizárólagos letéteményeseként a közösség érdekeit szem előtt tartó társadalmat (közösséget, vállalatot, egyént) hirdeti értékként. A piac határozottan és legtöbbször nagyon is közvetlen módon fejezi ki a vállalatok számára a folyamatos fejlesztésre, költségcsökkentésre, a munkavállalók bevonására/részvételére vonatkozó igényét is. Nem ritka, hogy a vevő pontos információkat kér például arról, hogy a teljes bérköltség mekkora hányadát fordítja a vállalat a munkavállalók képzésére, vagy határozottan jelzi a beszállítók felé, milyen százalékos értékű táppénzállományt hajlandó tolerálni a termék, illetve szolgáltatás árába építve.

Számtalan piackutatás zajlik szerte a világon, egyre bővülő tárgykörrel. Amellett, hogy ezeknek a felméréseknek, kutatásoknak, statisztikai kimutatásoknak a tárgya is egyre bővül, eredményeinek piaci célokból történő felhasználása is egyre gyakoribb, és mindinkább szervezettebb keretek között történik. Milyen a munkavállalási kedv az egyes országokban, régiókban, milyen arányú a munkanélküliség, az átlagos fluktuáció vagy a turnover? Milyen mértékű az átlagos munkabér, milyen a javadalmazási gyakorlat, milyen szintű az átlagos képzettség, végzettség, mit kell tudni a munkavállalók képzéséről időben és pénzben, és még hosszan lehetne sorolni ezeknek a felméréseknek a munkaügyi, munkajogi, adminisztrációs területeit is erőteljesen érintő tárgyköreit. Egy-egy felkészültebb – főként vevői – auditáló szervezet a fenti adatok ismeretében és ezekkel a kezében indul el, hogy beszállítóira megalapozott módon tudjon nyomást gyakorolni, fejlődésüket, költséghatékonyabb működésüket kikényszeríteni. A hard law mellett tehát a soft law is alakítja a saját „jogforrásait”, és amellett, hogy újabb és újabb előírásokat, elvárásokat fogalmaz meg a nálánál gyengébb vagy a hozzá képest alárendelt piaci szerepet betöltők tekintetében, az ezeket a szabályokat is alátámasztó – részben ezekből is táplálkozó – eszköz- és forrásrendszert épít.

A fenti folyamatok eredményeképpen gyakorlatilag korlátlan mennyiségű adatot tartalmazó adatbázis áll rendelkezésre például ahhoz, hogy a vevő megmondja a beszállítójának, milyen összegű munkabérköltséget tart ideálisnak a vele kötött szerződések hosszú távú fenntartásához, vagy milyen atipikus foglalkoztatási formákat kell utóbbinak alkalmaznia az üzlet folytonosságának („business continuity”) biztosításához.

Természetesen az is előfordul, hogy a vevő arra vonatkozóan is utasításokat ad a beszállítójának, hogy a munkavállalók hogyan végezzék el munkájukat. Ezek az utasítások gyakran egészen konkrét formában és részletszabályokat is megfogalmazva hangzanak el, mint például hogy a folyamat elvégzésekor a munkavállalók üljenek vagy álljanak, a munkáltató melyik helyiségében, milyen körülmények között végezzék munkájukat. Ez a gyakorlatban a hard law és a soft law konfliktusát is eredményezheti, vagyis azt, hogy a vonatkozó jogszabályok (például munkavédelmi szabályok) ellentétbe kerülnek az egyéb (legtöbbször vevői) előírásokkal. Ez korántsem ritka jelenség, és feltárásuk, valamint a munkáltató figyelmének felhívása a korrigálásukra mindenképpen a munkaügyi compliance audit egyik feladata kell hogy legyen.

Az egyre szigorodó és tartalmukban is változó – többek között a vevők által diktált – normák teljesítése, a vevői státusz tartalmának és a vevői-beszállítói kapcsolat jellegének megváltozása hatalmas kihívást jelent a vállalatok számára. Mindezen túl a folyamatosan bővülő körben kialakításra kerülő és évről évre szigorodó nemzetközi szabványok kötelező alkalmazása is jelentős terhet ró a vállalatokra. Fejlesztések, befektetések, költséghatékonyság-növelés nélkül nem lehetséges hosszú távon – sikeresen – vállalatot vezetni. A vállalatok folyamatos ellenőrzésnek és összehasonlításnak vannak kitéve. Nem számít, milyen kultúrában és milyen körülmények között, de produkálniuk kell a világviszonylatban átlag feletti szintet lehetőleg az elvárások minden területén és vonatkozásában, ha talpon akarnak maradni.

Vevői auditok, anyavállalati audit (HQ audit3), pénzügyi-gazdasági audit, minőségügyi audit, adatvédelmi audit, munkavédelmi audit, környezetvédelmi audit, és a felsorolásnak ezzel még koránt sincs vége.

Számos olyan vállalat van Magyarországon is, ahol nem telik el egy hónap sem anélkül, hogy – egy, a cég szemszögéből nézve külső személy – ne kezdené el vizsgálni a gyártási, minőségbiztosítási, karbantartási, pénzügyi, oktatási, adminisztratív stb. folyamatok működési mechanizmusát. Ne mérné fel ezek hatékonyságát, hogy azután képet alkosson a maga és a világ számára a vállalat aktuális fejlettségi szintjéről, és a benne rejlő potenciál mértékéről és minőségéről.

A piaci fejlődés ilyen iránya egyértelműen plusz terhet ró a vállalatokra. A kérdés az, hogy vajon profitálni is tudnak-e belőle. A strukturált formában megfogalmazott piaci elvárásrendszerek, előíráscsomagok, ahogyan az ezek alapján végzett auditok is mindenképpen lehetőséget adnak a vállalatok számára is arra, hogy strukturáltabb formában, objektív mércék alapján tekintsenek rá a cég számára is fontos tartalommal bíró adatbázisokba, képet kapjanak működésük kevésbé egészséges vagy egyenesen neuralgikus pontjairól, arról, hogy hol és hogyan tudnának fejlődni. Az átvilágítások, auditok, ellenőrzések eredményei alapot adhatnak a megfelelő intézkedések célzott kidolgozására és végrehajtására.

Egyértelmű, hogy az auditok időben, pénzben és más erőforrások tekintetében is nagy terhet jelenthetnek a vállalatok számára, de a külső, független, a vállalati működésben semmilyen módon nem érdekelt fél által lefolytatott vizsgálat valóban szignifikáns hasznot hozhat. Az auditok és átvilágítások lényege, hogy egy kidolgozott rendszer alapján szisztematikus lépésekben vizsgálják meg azokat a folyamatokat, amelyeket a vállalat maga nem, vagy csak a bennfentesek látószögéből tesz vagy tehet meg. Az auditot végzők az esetek többségében széles körű információk birtokában, jelentős piaci rálátással látják el tevékenységüket, és így megbízható összehasonlítási alappal rendelkeznek ahhoz, hogy megállapításaikkal valóban segítsék a vizsgált vállalat üzleti működését.

A szervezeteknek meg kell felelniük a világ, a nemzetközi szabályok, a piac, a vevő, az állam által előírt követelményeknek. Az, hogy ezt milyen mértékben tudják teljesíteni, közvetlen módon befolyásolja a piaci helyzetüket, megrendeléseik tartósságát, és végső soron rentábilis működésükre való képességüket is.

A kérdés az, hogy vajon a vállalati működés minden területén rendelkezésre áll-e a megfelelő eszköz a funkciók, folyamatok, tevékenységek átvilágítására. Minőségügyi, vállalatirányítási, környezetvédelmi, pénzügyi rendszerek megfelelőségéről többek között olyan objektív certifikátok tanúskodhatnak, mint az ISO 9001, az ISO/TS 16949, az ISO 14001 tanúsítvány, vagy a SOX.

A piaci felmérések eredményei és a gyakorlati tapasztalatok szerint a mai magyar vállalati életben azonban – vagy éppen amiatt, mert a fenti területek már kellőképpen szabályozottak, és letisztult képünk van az elvárásokkal kapcsolatosan is – nem a felsorolt működési funkciók okozzák a legnagyobb kihívást.

A munkaügyi és munkajogi megfelelőség az, amivel a legtöbb vállalat küszködik több-kevesebb sikerrel. Küszködik azért, mert nem teljes mértékben ismeri a szabályokat – ami ebben a gyorsan változó jogi környezetben akár természetesnek is mondható –, vagy mert nincs tisztában azzal, hogyan is tudná betartani azokat, és végül nem kis részben köszönhető ez annak is, hogy a különböző működési okokra visszavezethetően nem, vagy csak nagyon nehezen tudná betartani azokat. Fontos kérdés továbbá ebben a tekintetben magának a jogkövető magatartásnak, vagy jogkövető hozzáállásnak a kérdése, ami véleményem szerint csak a legritkább esetben vizsgálható önmagában. Más szavakkal: igen ritka, bár kétségtelenül előfordul, hogy egy vállalatnál a jogszabályok tudatos és szándékos negligálása önmagáért való bevett gyakorlat, és e mögött a jogszabálykerülő magatartás mögött nem találunk valamilyen komoly mérlegelési és döntéshozatali folyamatot vagy racionális megfontolást.

Magyarországon a jogalkotásra, valamint a jogszabály-módosításra irányuló tevékenység rendkívül aktív. A kisebb változásokat is figyelembe véve a vállalatok akár heti rendszerességgel kénytelenek feldolgozni, folyamataikba beépíteni a megváltozott előírásokat. (Ez a gyakorlat egyébként tetten érhető számos jogkövető magatartást tanúsító nagyvállalat esetében, ahol az akarat és a megfelelő erőforrások is rendelkezésre állnak a jogszabályváltozások folyamatos figyelésére, és ezek tartalmának a vállalati működésre történő alkalmazására.) Természetesen egy-egy komolyabb, nagyobb volumenű változás, amilyen az egyes törvénykönyvek nagyobb módosítása vagy teljes újraírása ennél alaposabb felkészülést, nagyobb munkabefektetést kíván meg az egyes vállalatok részéről. A legtöbben nincsenek – talán nem is lehetnek – teljes mértékben felkészülve az új szabályoknak a vállalat érdekeit is szolgáló módon történő befogadására, alkalmazására.

Komoly hátrányt jelent ez a magyar piacon jelenlévő vállalatoknak azért, mert – bármennyire jóhiszeműek legyenek is – sokszor valóban nem tudják, hogyan járjanak el az egyes kérdésekben; mert amikor partnert keresnek, nem tudják, ki az, akiben nyugodt szívvel megbízhatnak, akivel biztonságosan köthetnek üzletet. Sok esetben pedig objektív felelősségvállalási teher van a vállukon, ami komoly szankciókat is eredményezhet a szervezet számára.

Sokáig nem volt rá lehetőség, hogy valamilyen objektív standard megfogalmazásával átfogó, minden kérdéskörre kiterjedő támogatást és visszajelzést kapjanak a vállalatok – elsősorban munkaügyi, HR, bérszámfejtési, munkajogi kérdésekben – a folyamataik kialakításához, átalakításához, a nem megfelelő gyakorlatuk kiküszöböléséhez, költségeik csökkentéséhez, működésük minőségi színvonalának emeléséhez. Hiányzott a piacról egy olyan munkaügyi szabvány, amelynek alapján a vállalati munkaügy és HRM4 nagytakarítása elvégezhető lett volna, majd a kialakított standard alapján történő audit eredményeképpen meghozható lett volna az ítélet, akár pozitív tartalommal, akár a fejlődési szükségletek meghatározásával, vagy az etikus üzleti magatartás folytatására nem képes vagy nem hajlandó cégek kiszűrésével.

A compliance, azaz megfelelés – a vállalatok működésére vonatkozó szövegkörnyezetben alkalmazott általános értelmében – nem jelent mást, mint a vonatkozó összes (jogi és egyéb) szabálynak, elvárásnak való megfelelést, azok szerinti működést azzal, hogy ez elsősorban nem a vállalat belső folyamatait – termék- vagy szolgáltatás-előállítási módját –, hanem mindezen tevékenységek mikéntjének a külső világra gyakorolt hatásait tekinti vizsgálata tárgyának. Azaz azt, hogy a vállalat hogyan illeszkedik be közvetlen, valamint tágabb értelemben vett környezetébe.

Külföldön és hazánkban is van már gyakorlat arra, hogy a vállalati compliance tevékenységet meghatározott szabályok és struktúra alapján tervezett módon végzik, majd ennek a tevékenységnek az eredményességét objektív alapelvek mentén kidolgozott szisztéma szerint mérik fel, vagyis compliance auditot hajtanak végre. A többi területhez hasonlóan, melyeknek a feldolgozása, standardizálása már megtörtént (lásd például a pénzügyi szabványokat, vagy az ISO-rendszereket), ezen a területen is rohamos fejlődés tapasztalható. Ha a megfelelő tárgyra fókuszálunk, felmérjük ennek minden aspektusát és képesek vagyunk standardizálni a módszereinket és következtetéseinket, nagy fejlődést tudunk elérni a ma még igencsak sokszínű, nem mindig racionális és szabálykövető gyakorlatunk tekintetében.

Nem kérdés, hogy racionalizált, költségekben, munkaszervezésben, folyamatszervezésben hatékony, a vonatkozó szabályokkal és szabályozással összhangban lévő, könnyen átlátható, élénk munkaerőmozgás között is fenntartható standardizált folyamatokat működtető szervezetekre van szükség. Mindezek mellett a piaci versenyben való fennmaradás is alapvető érdek és cél, amit fentieken túl az objektív elismerésnek, a jó hírnévnek, a vevői előírásoknak, a jogi szabályozásnak maximálisan megfelelő működésnek köszönhető folyamatos megrendelések, hosszú távú szerződések tudnak biztosítani.

A munkaügyi compliance audit ezekre a kérdésekre szolgálhat megoldással. Teszi ezt olyan módon, hogy megpróbálja kiváltani, egységesíteni és rendszerbe foglalni az egyes kisebb területeket átfogó, egymáshoz tartalmilag többé-kevésbé kapcsolódó audittípusokat, mint például a munkajogi auditot, képzési auditot, HR auditot, szervezeti átvilágítást stb. Komplex és teljes átvilágítási lehetőséget ad továbbá az olyan vállalati működési területek tekintetében, melyek eddig csak részben és leginkább szubjektív módon összeállított szempontok szerint kerültek kivizsgálásra, például a vevői auditok vagy a vállalati compliance auditok folyamán. A munkaügyi compliance audit ezzel a részben összegző, részben kiegészítő jellegű tevékenységével azt kívánja elérni, hogy az átvilágítások száma és az ezekhez szükséges idő összességében csökkenjen, az audit által átfogott adminisztratív terület valamennyi szempontból és részleteiben kivizsgálásra kerüljön, és az átvilágítás eredményeképpen a vállalatok és a piac szempontjából is hatékonyabb működést, valamint normakövetőbb és kiszámíthatóbb környezetet biztosítson.

1.2. A munkaügyi compliance audit fogalma

A munkaügyi compliance audit fogalmának meghatározásakor érdemes mindenekelőtt körülhatárolnunk, hogy pontosan mit is értünk a fogalmat alkotó egyes összetevők alatt. Meg kell határoznunk ennek megfelelően, hogy mit értünk munkaügy (mint az audit tárgya, azaz a vállalati működés meghatározott területe), compliance (mint az audit megközelítési módja, illetve célja), valamint audit (mint a vizsgálódás, átvilágítás módja) alatt – nemcsak általánosságban, hanem kifejezetten a munkaügyi compliance audit tekintetében. Ezt követően tudunk áttérni a fogalom komplex értelmezésére, amelyet pozitív és negatív meghatározással, valamint az audit céljának meghatározásán keresztül tudunk a legegyszerűbben megtenni.

A munkaügy egyik értelmezésében a munkával kapcsolatos ügyeket, azaz elsősorban az élőmunkával, a munkavállalók foglalkoztatásával kapcsolatos munkajogi és egyéb szabályoknak megfelelő funkciók, eljárások, folyamatok kialakítását és működtetését, a vállalat ezekkel kapcsolatos adminisztrációs szükségletének megtervezését, kialakítását és működtetését jelenti. Másik jelentésben a munkaügyekkel kapcsolatos feladatokat ellátó vállalati funkció, terület vagy részleg megnevezése, azaz jellemzően a bérszámfejtés, valamint a HR osztály kimondottan adminisztratív jellegű feladatokat ellátó részlegét, csoportját, illetve az általuk végzett munkát nevezzük így.

Vállalati compliance tevékenység alatt, ahogy arra már az előzőekben részben utaltunk, a vállalat rá irányadó jogi és nem jogi szabályokból a vállalat és a piac önszabályozó tevékenysége keretei között a vállalati kapcsolatrendszerben működő érdekek és prioritások mentén létrehozott szabályrendszert értünk, illetve az e szabályrendszerben foglalt elváráshalmaz betartására, illetve érvényesítésére való törekvést, tevékenységet. A munkaügyi compliance tekintetében a compliance jelentését csak annyiban kell árnyalni, hogy a fenti elvárások prioritását, súlyát és jelentőségét az audit saját szellemiségének és céljainak megfelelően rendezi újra, módosítja vagy súlyozza a vizsgált területekre vonatkoztatva. Erre a rendszerezési, priorizálási és összegzési folyamatra a piaci normák alkalmazása mellett a munkajogi normák erőteljes érvényesítésére való törekvés gyakorolt befolyást.

A munkaügyi compliance audit tekintetében némileg tágabban kell értelmeznünk a munkaügy fent vázolt, és bizonyos értelemben szűkebben a compliance előzőekben megadott fogalmát.

A munkaügy fent leírt fogalom meghatározásának alapja mindenekelőtt a hard law, azaz az állam által megalkotott és kihirdetett jogszabályokra adott vállalati válaszreakció következményeképpen kialakított funkciók, eljárások, folyamatok és dokumentáció működtetése, és csak másodsorban tartoznak ide a vállalati működési érdekből fakadó, ezek kielégítését szolgáló úgynevezett természetes funkcionális és adminisztratív elemek, melyeket semmilyen módon nem szabályoz a jog.

A munkaügyi compliance audit fogalma ez utóbbi elemeket is magában foglaló értelmezést ad a munkaügynek. A munkaügynek (értsd alatta a munkavégzéshez kapcsolódó funkciók, eljárások, folyamatok, dokumentáció stb., valamint az e feladatokat ellátó vállalati szervezeti egység) tehát nem kizárólag a munkajog által szabályozott területét, illetve e terület működésének munkajogi megfelelőségét hivatott vizsgálni, hanem a vállalat érdekeinek és céljainak megfelelő, a vállalat folyamatos fejlődését biztosító, a munkaügyek menedzsmentjének hatékonyságát és eredményességét is garantáló vállalati működés biztosítottságát, kialakításának lehetőségeit is.

Audit alatt előre meghatározott program alapján, meghatározott céllal és alapelvek mentén történő független vizsgálódást értünk, melynek célja az audit bizonyítékok nyerése és kiértékelése az előre meghatározott szempontrendszer alapján. Az audit bármely időpillanatban teljes egészében reprodukálható, és az egyes vizsgálatok egymással összehasonlítható eredményeket adnak. Az audit a köznyelvi használatban jellemzően nem a hard law, hanem a soft law alapján jár el, azaz nem állami kényszer, hanem valamilyen piaci igény, szükséglet vagy kötelezés alapján elvégzésre kerülő átvilágítást, vizsgálatot jelent; szemben az ellenőrzéssel (belső ellenőrzés, munkaügyi ellenőrzés, munkavédelmi ellenőrzés stb.), amely kifejezetten magán hordozza az állami beavatkozás elemeit. Ez a fajta szóhasználat természetesen abból adódik, hogy a soft law alapú vizsgálatok a multinacionális vállalatok Magyarországra érkezésével, e kultúra részeként, valamint az egyes iparágakra szintén külföldön meghatározott piaci szabványok alapján lefolytatásra kerülő ellenőrzések kialakulásával honosodtak meg hazánkban. Következésképpen az ezekhez a vizsgálatokhoz kapcsolódó szaknyelvi terminológia (termini technici) is az ezek kialakításában és fejlődésében közreműködő nemzetiségek nyelvéből (elsősorban az angol, kisebb mértékben a japán nyelvből) került át a magyar szóhasználatba. Erre jó példa az audit szó, amely a latin audiencia, azaz meghallgatás szóból ered ugyan, ennek vállalati átvilágítás, vizsgálat értelemben történő alkalmazását azonban az USA-ban megjelent piaci szabványokhoz kapcsolódó terminológiában találjuk meg először. A magyar jogszabályok nyelvezetében használatos ellenőrzés szó szigorúbb hangzásának, eltérő konnotációjának és asszociációinak köszönhetően az audit szó egy az egyben fordítás nélkül került át a magyar nyelvbe.

A munkaügyi compliance audit („Labor Compliance Audit”, azaz a továbbiakban: „LCA”) tehát egy olyan vállalatirányítási audit, mely előre meghatározott auditprogram alapján, szakmai, munkajogi, menedzsment, piaci és etikai szempontok szerint vizsgálja a vállalat működését azzal a céllal, hogy annak az adott vállalatra vonatkozó – az egyes funkciókat, eljárásokat, folyamatokat és dokumentumokat, valamint erőforrásokat érintő – jogi, és a piac által alkotott szabályoknak és elvárásoknak való megfelelőségét ellenőrizze, a jogszabály által biztosított lehetőségek kihasználását elősegítse, és a vállalat céljainak, érdekeinek, politikáinak megfelelő optimális működéssel kapcsolatos problémákat feltárja, és ezek orvoslására megfelelő alapot nyújtson.

Fontos, hogy a munkaügyi compliance audit fogalom pozitív definíciójának megtárgyalását követően ennek negatív definícióját is megadjuk, azaz a releváns kapcsolódási területek viszonylatában megmondjuk azt, hogy mi nem az LCA. Ebben a tekintetben elsősorban a munkajogi audit és az LCA egymástól való elhatárolása, a kétféle audit különbségeinek tisztázása szükséges.

Az LCA munkaügyi és nem munkajogi auditnak való elnevezése tudatos választás következménye. Ennek hátterében az LCA a korábbi fejezetben már megtárgyalt koncepciója, az audit alapjául szolgáló normarendszerek és vállalatirányítási érdekek forrásai és ezek fejlődési irányának determináltsága, valamint az audit célja áll. A két audittípus eltéréseinek vizsgálata előtt szükséges megjegyezni, hogy amiért e két auditot egymástól megkülönböztetni szükséges, az éppen a két auditban rejlő hasonlóság. Név szerint az, hogy mindkét audit tárgya magában foglalja a munkajogi szabályok betartásának ellenőrzését. Míg azonban a munkajogi auditnak kizárólag a munkajogi szabályoknak való megfelelés biztosítása a célja – így tárgya is kimondottan e szabályok betartásának vizsgálata –, az LCA a vállalatirányítás tágabb szemszögéből, részben ehhez igazodó céljának megfelelően, többféle normamegfelelést vizsgál. További különbözőség, hogy az LCA menedzsment szemléletéből fakadóan a fejlődési potenciált és magát a fejlődést elsőrendű értéknek vallja, ebből fakadóan a munkajogi audit leginkább statikus megközelítése helyett dinamikus megközelítést alkalmaz az egyes területek működési hatékonyságának vizsgálatakor. A piaci, gazdaságossági, hatékonysági és ezen belül különös tekintettel a költséghatékonysági szempontok alkalmazása az LCA során szintén az utóbbi vállalatirányítási jellegét erősíti a munkajogi audit szakmai jellegével szemben. Az LCA a problémák és jelenségek munkajogi szabályok alapján történő vizsgálata és az ezeknek való megfelelőség megítélésén túl ezek gyökérokainak feltárását célozza a jövőbeni ismételt előfordulás megelőzése, megakadályozása végett a munkajogi vonatkozású folyamatok általános hatékonyságának javítása érdekében. A munkaügyi compliance audit rendszer- és folyamatszemléletet alkalmaz, azaz a vállalatnál meglévő adminisztratív funkciók megvalósítására kialakított rendszerek és folyamatok felmérését követően – ezek céljaiból kiindulva – vizsgálja az egyes munkajogi és nem munkajogi normáknak való megfelelést, szemben a munkajogi auditok klasszikus, a munkajogi rendelkezések az egyes funkciók működésének tekintetében történő betartására irányuló módszertani megközelítésével. A munkaügy compliance audit rendszerszemléletét erősíti az is, hogy az egyes funkciók és folyamatok összefüggéseit, kapcsolódási pontjait, hatékony és eredményes együttműködését is vizsgálata tárgyává teszi, míg a munkajogi audit inkább egy-egy, a jogszabálytartással érintett működési pont megfelelőségére vonatkozóan tesz megállapításokat.

A munkajogi audit és a munkaügyi compliance audit főbb eltéréseit az 1. ábra mutatja.

1. ábra. A munkaügyi compliance audit és a munkajogi audit eltérései

Az LCA audit negatív definícióját még két tekintetben szükséges meghatározni. Az egyik a vállalatirányítás minőségének vagy a vállalati funkcióknak a hatékonyabb és eredményesebb ellátása elősegítésére szolgáló piaci támogatási forma elhatárolása az LCA-tól. Ez név szerint a menedzsment- vagy szakmai tanácsadás, mely tárgyában, céljában, bemeneti információi tekintetében ugyan megegyezhet a munkaügyi compliance audittal, kimenetét tekintve azonban lényegesen eltér ettől. Az LCA audit elsősorban az auditált vállalat képességeiről, kapacitásairól, problémairól, fejlődési potenciáljáról stb. ad összefoglaló képet, és – a tanácsadási tevékenységgel szemben – egyfajta alapvető iránymutatáson túl nem célja a megoldások konkrét végrehajtási módjának, eszközeinek meghatározása. A tanácsadási tevékenység további megkülönböztető jellemzője az LCA-val szemben, hogy az ennek alapjául szolgáló átvilágítás általában – ha egyáltalán ilyenre sor kerül – nem strukturált program, vagy előre meghatározott alapelvek mentén zajlik, így a tanácsadás tartalmának, menetének stb. tekintetében alapvetően nem reprodukálható, valamint a tanácsadás tartalmának hátteréül szolgáló szabályok, normák, elképzelések – és ennek megfelelően a tanácsadás kimenete – sem szabványosíthatóak.

A másik az úgynevezett (általános) vállalati compliance audit, amely mindenekelőtt abban tér el az LCA-tól, hogy utóbbi a munkajogi szabályoknak való teljes körű megfelelés, vállalatirányítási hatékonysági kérdések, illetve más üzleti és szakmai normáknak való megfelelés komplex vizsgálatát tűzte ki célul, míg az előbbi – ha foglalkozik is ezekkel a kérdésekkel – ezeknek a területeknek csak egy kicsiny, az adott vállalat által meghatározott szubjektív szempontok alapján kiválasztott szeletét vizsgálja. A megkülönböztetés másik alapja az audit végrehajtójának személyében, és ennek megfelelően az audit eredményeinek következményeiben rejlik. Míg a compliance audit végrehajtója leggyakrabban a vállalat függőségi viszonyrendszerében helyet foglaló szervezet (vevő, anyavállalat, tagvállalat stb.), az LCA – ugyanezen viszonyrendszer által részben determinált tartalommal, de – ettől a viszonyrendszertől független módon és szereplők által kerül elvégzésre. Ekképpen, míg az általános compliance audit az ennek programjában megfogalmazott elvárások betartására a vállalat kapcsolatrendszerében nálánál magasabb piaci és szervezeti hatalmak által akár közvetlen módon is utasítható vagy kényszeríthető, az LCA-n tapasztalt nem megfelelőségek kijavítása a legtöbb esetben jelenleg még a vállalat diszkrecionális jogkörén belül meghozott döntés eredménye. Ez alól azok az esetek képeznek kivételt, amikor az LCA lefolytatására kifejezetten a vevők, anyavállalatok stb. megbízásából és az ő irányításuk alatt kerül sor. Természetesen a vállalati compliance audit és a munkaügyi compliance audit a különbözőségek mellett számos hasonlóságot is mutat. Ilyen többek között az, hogy mindkét audittípus esetén sor kerülhet a hard law és a soft law által szabályozott normák betartásának vizsgálatára is, vagy az, hogy általában mindkettő folyamán találunk példát munkajogi szabályoknak való megfelelés ellenőrzésére.

Az LCA szemléletét, megközelítési módjait, eszközeit, tárgyát az alábbi ábrán foglaltuk össze:

2. ábra. A munkaügyi compliance audit hagyományőrző és újító jellemzői

„Lapozz bele!” módban ezek az oldalak nem érhetőek el.

Kérjük, vásárolja meg a teljes elektronikus könyvet weboldalunkon.

This page is not available in preview mode.

Should you wish to access the complete text, please purchase the full version of this e-book at our webpage.