Keyha Judit

Bírósági ügyintézők kézikönyve

Kiadja a

CompLex Kiadó Jogi és Üzleti Tartalomszolgáltató Kft.

Budapest, 2011

1117 Budapest, Prielle Kornélia u. 21–35.

Telefon: (40) 464-565

Fax: +36 (1) 464-5657

e-mail: info@complex.hu

www.complex.hu

Felelős vezető: a CompLex Kiadó Kft. igazgatója

Kiadásért felelős: Petr Král

Kiadványok szerkesztéséért felelős: dr. Csizner Ildikó

Olvasószerkesztő: dr. Czimbalmos Csaba

Műszaki kiemelt főmunkatárs: Schuller Krisztina

Gyártási főmunkatárs: Kerek Imréné

Fedélterv és tördelés: CompLex Kiadó Kft. DTP-csoport

ISBN 978 963 295 163 8

Jelzőszám: KK-001P0-2093

Kiadványaink megtekinthetőek és megvásárolhatóak szakkönyvesboltunkban a Kiadó címén,

továbbá a www.complex.hu portálon.

Minden jog fenntartva, beleértve a sokszorosítás és a mű bővített, illetve rövidített változatának kiadási jogát is.

A Kiadó írásbeli hozzájárulása nélkül sem a teljes mű, sem annak bármely része semmiféle formában

(fotokópia, mikrofilm vagy más hordozó) nem sokszorosítható.,

Keyha Judit

Bírósági ügyintézők kézikönyve

Szerzők:
dr. Keyha Judit

Kézirat lezárva: 2010. március 15.

© dr. Keyha Judit, Budapest, 2010

© CompLex Kiadó Jogi és Üzleti Tartalomszolgáltató Kft., Budapest, 2011

A CompLex Kiadó Kft. az 1795-ben alapított Magyar Könyvkiadók és Könyvterjesztők Egyesülésének a tagja.

Előszó

A bírósági ügyvitelről szóló 14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet (Büsz.) és az Országos Igazságszolgáltatási Tanács 2004. évi 1. számú szabályzatával, 2006. évi 6. számú szabályzatával módosított 2002. évi 4. számú, a bíróságok egységes iratkezeléséről szóló szabályzata rendelkezik a bírósági ügykezelés részletes szabályairól.

A bírósági ügyvitel részletes szabályai az egységes iratkezelést teszik kötelezővé, amely követhető ügymenetet jelent részben a bírósági munka elvégzésére, részben az ügyfelek számára. A belső ügykezelés nem öncél – a jogkereső közönség érdekét is szolgálja. Nemcsak a belső ügykezelési rend, hanem az ügyfél jogbiztonsága miatt is igen fontos az ügyvitel szabályainak egységes rendszere és ennek alkalmazása. Valamennyi, a bírósági szervezet bármely pontján dolgozó jogalkalmazó számára egységes és egyértelmű iránymutatást ad az ügykezelés módjára és mikéntjére.

A kézikönyv tematikájában a Büsz. és a vele egységes szerkezetbe foglalt Sz. rendelkezéseit követi és ennek alapján értelmezi a jogszabályt. A könyv fejezetcímei erre utalnak.

E kézikönyv célja, hogy az egységes iratkezelés szabályait a gyakorlatban mutassa be és ezzel megkönnyítse az igazságügyi igazgatási szak tanulóinak felkészülését, illetőleg segítséget nyújtson a már e területen dolgozóknak is.

I. rész

Általános rendelkezések

I. fejezet

A bírósági ügyvitel jogforrásai és a hozzá kapcsolódó jogszabályok

A bírósági ügyvitel szabályait alapvetően a 14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet (a továbbiakban: Büsz.) és a vele egységes szerkezetben használatos Országos Igazságszolgáltatási Tanács 2002. évi 4. számú szabályzata tartalmazza, de több, ehhez kapcsolódó jogszabály is tartalmaz a bírósági ügykezeléssel kapcsolatos szabályokat.

A Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény (a továbbiakban: Pp.) 395. § (4) bekezdése tartalmazza azt a felhatalmazást, amelyet az igazságügyért felelős miniszter kapott arra, hogy a bírósági ügyvitel rendjét az Országos Igazságszolgáltatási Tanáccsal egyetértésben meghatározza. Ugyanerről szól a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.) 604. § (2) bekezdésének o) pontja is. E felhatalmazások alapján alkotta meg az Országos Igazságszolgáltatási Tanács az igazságügyért felelős miniszterrel egyetértésben a bírósági ügyvitel egységes szabályait.

A bírósági ügyvitel jogforrásaihoz tartoznak még további jogszabályok, így a legfontosabbak között említendő:

– a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló 1997. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Bsz.),

– az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, valamint

– a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.).

A Büsz. hatálya a Bsz. 16. §-ában megjelölt bíróságok ügyvitelére terjed ki.

E bíróságok a következők:

– a Legfelsőbb Bíróság,

– az ítélőtáblák,

– a megyei bíróságok, a fővárosban a Fővárosi Bíróság (a továbbiakban együtt: megyei bíróság),

– a városi és a kerületi bíróságok (a továbbiakban együtt: helyi bíróság), és

– a munkaügyi bíróság.

A helyi bíróság első fokon jár el. A munkaügyi bíróság első fokon jár el a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perekben, valamint a törvény által hatáskörébe utalt egyéb ügyekben. Munkaügyi bíróság a fővárosban és a megyékben működik. A helyi és a munkaügyi bíróságot az elnök vezeti.

A helyi bíróságon meghatározott jellegű ügyek intézésére csoportok létesíthetők – az alkalmazandó anyagi és eljárásjogi szabályok alapján, a különös részben részletezett és a lentebb felsorolt ügyszakok szerint – az ítélkezés gyorsítása, az egységes iratkezelés, az ítélkezés egységes módszereinek kialakítása érdekében. Ezeket a későbbiekben részletezzük.

A megyei bíróság a törvényben meghatározott ügyekben első fokon jár el és másodfokon – mint fellebbezési bíróság – elbírálja a helyi bíróságok határozatai ellen bejelentett fellebbezéseket. A megyei bíróság jogi személy és az elnök vezeti. A megyei bíróságon tanácsok, csoportok és büntető, polgári és gazdasági, valamint közigazgatási kollégiumok működnek. A kollégiumok összevontan is működhetnek. A törvény által meghatározott ügyekben első fokon a kijelölt megyei bíróságokon katonai tanácsok járnak el, a korábban megszűnt katonai bíróságok helyett.

Az ítélőtábla a külön törvényben meghatározott székhelyeken és illetékességgel működik. Az ítélőtábla elbírálja a helyi vagy a megyei bíróság határozata ellen előterjesztett jogorvoslatot és eljár a hatáskörébe utalt egyéb ügyekben. Az ítélőtábla ugyancsak jogi személy, és az elnök vezeti.

Az ítélőtáblán tanácsok, valamint büntető és polgári kollégiumok működnek. A Fővárosi Ítélőtáblán közigazgatási kollégium is működik, amely a polgári kollégiummal összevontan működhet és bár a törvény lehetőséget teremtett rá, ez még nem alakult meg.

A kijelölt megyei bíróságokon működő katonai tanácsok által első fokon elbírált ügyekben másodfokon a Fővárosi Ítélőtábla Katonai Tanácsa jár el.

A Legfelsőbb Bíróság a Magyar Köztársaság legfőbb bírói szerve. A Legfelsőbb Bíróságot az elnök vezeti.

A Legfelsőbb Bíróság ugyancsak jogi személy, székhelye Budapest.

A Legfelsőbb Bíróság elbírálja a törvényben meghatározott ügyekben a megyei bíróság vagy az ítélőtábla határozata ellen előterjesztett jogorvoslatot, elbírálja a felülvizsgálati kérelmeket, és a bíróságokra kötelező jogegységi határozatot hoz. A Legfelsőbb Bíróságon ítélkezési és jogegységi tanácsok, valamint büntető, polgári és közigazgatási kollégiumok működnek. Ezért nagyon fontos, hogy a Pp. és a Be. is adott felhatalmazást az ügyviteli szabályok megalkotására, mert az egyes ügyszakokban eltérő az iratkezelés módja, hiszen más az eljárás típusa, ennek megfelelően az iratkezelés is.

A Büsz. rendelkezéseit a bíróságok az általuk folytatott eljárások során – a hatáskörükbe tartozó ügyek sajátosságaihoz igazodva – külön jogszabály eltérő rendelkezése hiányában alkalmazzák.

Főszabályként ennél fogva a Büsz. rendelkezéseit kell alkalmazni, és amennyiben jogszabály eltérő rendelkezést állapít meg az egyes bíróságok működésével kapcsolatban, úgy e jogszabályok figyelembevételével kell eljárni. Az ügyvitel során biztosítani kell a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény, valamint az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény rendelkezéseinek megtartását.

A szabályzat hatálya alá tartozó bíróságok igazságügyi alkalmazottai a szolgálati viszonyuk létesítését követő 30 napon belül kötelesek a szabályzatot megismerni, és a megismerésről számot is kell adniuk, vizsgát kell tenniük. A bíróságok vezetői felelősek a szabályzat rendelkezéseinek megtartásáért.

A Büsz. rendszeréből következik, hogy az utasítás általános részét az Ügyintézés és Ügykezelés fejezetek alkotják, ezeket a rendelkezéseket alapvetően és teljeskörűen a büntető- és polgári ügyek ügyvitele során kell alkalmazni, míg a speciálisnak mondható ügyek, ügyszakok esetében az annál a fejezetnél megfogalmazott eltérésekkel.

II. fejezet

Értelmező rendelkezések fogalma és magyarázata

A Büsz. egységes értelmező rendelkezéseket alkotott, amelynek az a célja, hogy valamennyi, a Büsz.-t alkalmazó személy részére biztosítsa az egyes fogalmak egységes értelmezését, nevezetesen, hogy mindenki ugyanazt értse az egyes fogalmak alatt. Ezen értelmező rendelkezések ismerete feltétlenül szükséges ahhoz, hogy a Büsz. további szabályaiban elmélyedjen az ezt alkalmazó. Az értelmező rendelkezések mintegy értelmező szótárként szolgálnak, és ezek tartalmának megismerése alapvető a további ismeretek megszerzéséhez.

Átadókönyv: az ügyirat átadását, átvételét igazoló, bekötött és lapszámozással ellátott könyv. E könyv a kezelőirodától a bíróhoz, illetve onnan visszakerülő ügyek átadásának igazolására szolgáló könyv, amelybe az iroda, illetőleg a bíró mellett működő ügyintéző sorszám szerint, emelkedő sorrendben beírja az átadott és értelemszerűen az átvett iratokat, a legvégén dátummal és aláírással látja el mindenkor az átvevő. Ennek vezetése naponta történik – az irodától átvett, majd az irodába visszakerült ügyeket tartalmazza, ügyszám szerinti megjelöléssel.

Beadvány: a bírósághoz érkező bármely irat. Minden beadványt az ügyiratban kell elhelyezni. Valamennyi, az ügyhöz tartozó beadványt a bírósági kezelőirodában érkeztető bélyegzővel látnak el, amelyen feltüntetik az érkezés napját és az érkezés módját, vagyis hogy postán vagy közvetlen beadás útján történt-e. Amennyiben a beadvány postán érkezett, úgy a borítékot is mellékelni kell. Ha azonos ügyben több beadvány érkezik, azokat az érkezés sorrendjében meg kell jelölni, például I. érkezés, II. érkezés.

A beadvány eredeti példányán fel kell tüntetni, hogy az hány példányban érkezett és van-e hozzá melléklet, illetve az hány darabból áll.

Bírósági ügy: törvény által bírósági útra utalt ügy. Minden olyan ügyet jelent, amelynek elintézése bírósági hatáskörbe tartozik. Az ügycsoport jellegénél fogva tartozhat polgári peres, büntetőperes, polgári nemperes, illetve büntető nemperes, végrehajtási stb. ügyhöz. (Az egyes ügycsoportokat a későbbiek során részletezi a könyv.)

Csatolás: valamely ügyiratnak más ügyirattal való átmeneti összekapcsolása. Amennyiben egy ügyben a bíró intézkedik egy folyamatban lévő, vagy már befejezett avagy egy másik bíróság előtt folyamatban lévő vagy már befejezett ügy beszerzése iránt az iroda ezt az ügyet csatolja az ügyhöz, ennek megtörténtét az iratborítón fel kell tüntetni és az eljárás befejezését követően nyomban vissza kell küldeni annak a bíróságnak, ahonnan az érkezett. Az összekapcsolás megszüntetése az ún. leszerelés, amelyet szintén meg kell jelölni az iratborítón.

Előfordul, hogy folyamatban lévő ügy beszerzése válik szükségessé, ekkor a bíróság betekintésre kéri meg az iratot. Ebben az esetben a szükséges másolatokat elkészíti, majd haladéktalanul visszaküldi a perbíróságnak.

Egyesítés: több folyamatban lévő ügy összes iratának a legkorábban lajstromozott ügyszám alatti kezelése. Amennyiben több folyamatban lévő ügy tárgya és a benne szereplő személyek azonosak, úgy a bíróság elrendelheti az ügyek egyesítését, ilyenkor a legkorábban érkezett ügyhöz kell egyesíteni a többi ügyet. Az egyesítés tényét is fel kell tüntetni az iratborítón.

Az egyesítés eljárásjogi feltételeiről részben a Pp., részben pedig a Be. rendelkezik. Egyesítés esetén a bíróság egy ügyként kezel két vagy több, egymással összeegyesített ügyet.

Elnöki ügy: olyan ügy, amelyben a bíróság elnöke, illetőleg más bírósági vezető a bíróság igazgatására tartozó kérdésben az ítélkezés körén kívül jár el. Az elnöki ügyek tárgyuk szerint különböző ügycsoportokba tartoznak. Ilyen például a bírák és az igazságügyi alkalmazottak személyi nyilvántartása, a bírósághoz beérkezett panaszok kezelése, a bíróság működésével kapcsolatos adatok kezelése.

Érkeztetés: a bíróságra érkezett minden beadványon (az irat valamennyi példányán és mellékletén) a beadvány beérkezése keltének rögzítése. Ez érkeztető bélyegzővel történik. A beadvány értelmezésénél már szó volt arról, hogy az érkeztetés alkalmával a beadvány eredeti példányán azt is fel kell tüntetni, hogy az hány példányban érkezett, és van-e hozzá melléklet, és ha van, az hány darabból áll.

Gazdálkodással kapcsolatos ügy: a bíróság, mint költségvetési szerv gazdálkodásával összefüggő ügy.

Intézkedés: az ügy tartalmi és formai elintézésére adott utasítás. Az ügy tartalmi része az érdemi intézkedés, formai pedig az alaki elintézés. Az érdemi intézkedést a bíró vagy az érdemi intézkedésre feljogosított más személy (felsőfokú ügyintéző, bírósági titkár) jegyzi fel magára a beadványra, vagy külön lapra. Az ügy érdemi intézésére feljogosított személy a „Lássa iroda!” jelzéssel ellátva adja ki utasításait. Az alaki elintézés pedig ennek teljesítését jelenti. Az irodai utasítás teljesítésekor az ezt végrehajtó személy feltünteti az elintézés módját, idejét és aláírásával látja el. Amennyiben tértivevényes küldeményként történt az elintézés, úgy feltünteti a kiadott tértivevények számát is.

Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, szakszerű és biztonságos megőrzését, segédletekkel való ellátását, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység. Alapvetően az iroda feladata mindezen tevékenység ellátása, koordinálása – úgy is mondhatjuk, hogy az ügykezelés szempontjából az iroda a bíróság „lelke”.

Iratkezelési szabályzat: a bíróságok írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amelyet az OIT fogad el, és amelynek mellékletét képezi az irattári terv.

Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, a befejezett és további intézkedést nem igénylő ügyek őrzésére alkalmas helyiség.

Irattári anyag: az irattárba tartozó anyagok összessége.

Irattári terv: a bírósági iratoknak, mint közokiratoknak a selejtezhetőség szempontjából történő válogatása, amely alapján jegyzék készül, amely az irattári anyagot tételekre és iratfajtákra tagolja, meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok megőrzésének időtartamát, a selejtezhetőség idejét, azt a tényt, hogy ha nem selejtezhető, és azt, hogy mennyi idő után kell levéltárba adni.

Kezelési feljegyzés: az iraton tett feljegyzés, amely az ügy elintézésére vonatkozik mind tartalmi, mind formai szempontból. A kezelési feljegyzés többnyire utasítás formájában történik.

Kezdőirat: olyan irat, amelynek a bíróságon nincs előzménye, továbbá, amely törvény értelmében érdemben befejezett ügyben új eljárás lefolytatását igényli. Ügyviteli szempontból befejezett ügyben az eljárás folytatása iránti kérelem vagy a már befejezett üggyel kapcsolatban önálló intézkedést, valamely kérelem önálló elintézését igényli.

Kezdőirat például a keresetlevél, az eljárás szünetelése vagy félbeszakadása, avagy felfüggesztése folytán ügyviteli szempontból befejezett ügyben az eljárás folytatása iránti kérelem, fizetési meghagyásos eljárásban az ellentmondás, perújítási kérelem.

Kiadmány: az eredeti iratról készített olyan másolat, amelyet az arra feljogosított személy „A kiadmány hiteléül” záradékkal, aláírásával és a bíróság körbélyegzőjével lát el, vagy elektronikus okirat esetében azon minősített elektronikus aláírást, az elektronikus aláíráson pedig időbélyegzőt helyez el.

Küldemény: a bíróságra beérkezett irat, amely postán vagy elektronikus úton érkezett, ugyancsak az elküldendő papír alapú vagy elektronikus irat, de ez lehet pénz vagy egyéb értéktárgy is.

Lajstrom: az iratokról ügyszakonként (ügycsoportonként) elektronikus úton vezetett nyilvántartás, vagy külön ívekből álló, évenként megnyitott és az év utolsó napján hitelesítetten lezárt, oldalszámmal ellátott és bekötött könyv. A lajstrom egy tájékoztató könyv, amelyből az irat minden fontos adata és az irat holléte is megállapítható.

Lajstromozás: az érkeztetett beadványt ügyszakonként elkülönítve be kell vezetni a lajstromba.

Láttamozás: a bíró vagy más, önálló aláírásra jogosult személy aláírása, amely igazolja az elintézési vagy intézkedési tervezet jóváhagyását, kijavítását, tudomásul vételét.

Levéltár: olyan intézmény, amely biztosítja a maradandó értékű iratok megőrzését és levéltári feldolgozását. A levéltárak működését és a levéltárazás folyamatát részletesen szabályozza a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény.

Melléklet: valamely irat tartozéka, amely elválaszthatatlan a beadványtól. Ilyen például a keresetlevélhez csatolt anyakönyvi kivonat, végrendelet, szerződés stb.

Mutatókönyv: a lajstromba bejegyzett ügyek címszó szerint meghatározott nyilvántartása.

Perkönyv: a bíróra kiosztott ügyekről bíránként, indokolt esetben ügyszakonként vezetett nyilvántartás.

Sorszám: a kezdőiratot követően érkezett és keletkezett iratok folyamatosan emelkedő arab számjeggyel történt jelölése. A kezdőirat sorszáma: 1.

Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó, amely az adatok nyilvántartását, kezelését, visszakeresését, illetőleg azonosítását szolgálja.

Szervezeti és működési szabályzat: a bíróság tevékenységének alapvető dokumentuma, amely rögzíti a bíróság és a bíróság szervezeti egységeinek feladatait és a feladatokhoz tartozó hatásköröket.

Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó, elő- és utóiratok végleges jellegű összekapcsolása. Egy ügyben az ügy a kezdőirattal indul és ezt követően minden, abban az ügyben érkezett beadványt utóiratként az irathoz kell csatolni, ezek sorszámozása folyamatos, ez a végleges összekapcsolását jelenti, ily módon alakul ki egy-egy ügyben egy ügyirat.

Tárgyalási jegyzék: a tárgyalási napra kitűzött ügyekről tanácsonként (bíránként) készített jegyzék.

Tárgyalási napló: bíránként vezetett, elsősorban a tárgyalások és ülések időpontjának, a meghozott határozat megjelölésének, a tárgyalások eredményének nyilvántartására szolgáló bekötött könyv, ami oldalszámozással van ellátva. Tartalmazza a bírói munka mennyiségi és minőségi mutatói szempontjából fontos adatokat.

Utóirat: olyan irat, amely a bíróságnál már megindult ügyre vonatkozik, ha egyébként nem tekinthető kezdőiratnak.

Ügycsoport: a bírósági ügyek csoportosítása tárgyuk, valamint az alkalmazandó anyagi és eljárási szabályok azonossága, különbözősége, vagy specialitása szerint. Ilyen ügycsoport alapvetően a polgári és a büntetőügyek csoportja, és ezen belül további polgári peres, polgári nemperes, büntetőperes, büntető nemperes, elnöki ügy, végrehajtási ügy stb. Ezen belül még további alcsoportok létezhetnek az ügyek tárgyának specialitása szerint.

Ügyelosztás: az ügyben eljárni jogosult bíró kijelölése.

A tisztességes eljáráshoz való alapvető jog több részjogosultságból áll. Ezek egyikeként a Bsz. 11. § (1) bekezdése értelmében senki sem vonható el törvényes bírájától. A (2) bekezdés határozza meg azt, hogy ki a törvény által rendelt bíró. Ez a törvény által rendelt bíró az eljárási szabályok szerint a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróságon működő, előre megállapított ügyelosztási rend szerint kijelölt bíró.

Az ügyelosztási rendet a bírói tanács és a kollégiumok véleményeinek ismeretében a bíróság elnöke határozza meg, legkésőbb a tárgyévet megelőző év december 10. napjáig.

Az ügyelosztási rend tartalmazza azt is, hogy az adott bíróságon milyen összetételű és milyen számú tanács működik, a bírák, illetve a tanácsok milyen ügycsoportba tartozó ügyeket tárgyalnak, akadályoztatásuk esetén ki jár el helyettük, az ügyek elosztására melyik bírósági vezető jogosult és tartalmazza azt is, hogy az ügyek elosztása milyen módszer szerint történik. Az ügyelosztási rend kialakításánál figyelembe kell venni az ügyek munkaigényességét, az ügyérkezés statisztikai adatait, egyúttal törekedni kell az arányos munkateher megvalósítására.

Az ügyelosztási rendet úgy kell a bíróságokon kifüggeszteni, hogy az a felek által is hozzáférhető és megismerhető legyen. A kialakított ügyelosztási rendtől csak eljárási törvényekben szabályozott esetekben, illetőleg a bíróság működését érintő fontos okból lehet eltérni.

Ügyirat: az ügyintézés során keletkezett, az azonos ügyre vonatkozó iratok összessége, amelyet az ügyintézés valamennyi szakaszában együtt kell kezelni.

Ügyintézés: a bíróság feladat- és hatáskörébe tartozó ügyben a jogszabályok által meghatározott eljárás.

Ügykönyv: az elítélt és a büntetés-végrehajtási ügy legfontosabb adatairól kézi vagy elektronikus úton vezetett nyilvántartás, a kézi nyilvántartás külön ívekből álló, évenként megnyitott, év utolsó munkanapján lezárt, oldalszámmal ellátott bekötött könyv. A lezárt könyvet hitelesíteni kell.

Ügyszám: az ügy azonosítására szolgáló megjelölés, ügycsoport betűjele, lajstromszám, törve az érkezés évszámával.

Ügyvitel: a bírósági eljárásra vonatkozó törvények, más jogszabályok és OIT szabályzatok által meghatározott, az ügyintézés egymás utáni mozzanatainak sorozata, amely az ítélkezés teljesítését célozza.

III. fejezet

Az ügyvitel szervezete. A bírósági iroda

Szűkebb értelemben a bírósági ügyvitel az ügyintézés és ügykezelés szabályait jelenti. A Büsz. részletes szabályainak elemzését megelőzően szükséges az ügyintézés és az ügykezelés fogalmának meghatározása, e két fogalom elhatárolása.

Az ügyintézés alatt értjük a bíróság és az ügyfél kapcsolatát, az ügyek feldolgozásának az eljárásjogokon kívül eső szabályrendszerét, míg az ügykezelés e munkafolyamatnak a technológiája. A gyakorlati életben az ügyintézés és az ügykezelés ilyen élesen nem különül el, mert a bírósági ügyvitel egy folyamat, ahol az ügyintézés és ügykezelés normái láncszerűen kapcsolódnak egymáshoz.

A bírósági iroda

A bírósági ügy iratát a bírósági iroda (kezelő, tájékoztatási vagy ügyfélszolgálati iroda) kezeli, amelyet az irodavezető vezet.

A bíróságokon ügyszakonként működnek az irodák, a megyei (fővárosi) bíróság elnökének rendelkezése alapján ügycsoportonként is lehet irodát működtetni, illetőleg a külön, más-más épületben működő szervezeti egységek mellett, az ügyszaknak megfelelő részirodák működnek. Például a Pesti Központi Kerületi Bíróságon ügycsoportonként is működnek irodák, mint a házassági perek csoportja, lakáscsoport, vagyonjogi csoport stb.

Az iroda mellett működik az irattár, és amennyiben a bíróság több épületben van elhelyezve, a bíróság elnöke részirattár működtetésére is engedélyt adhat, amely a bíróság irattári anyagának kezelésére szolgál. A bírósági iroda és irattár felügyeletét a bíróság elnöke látja el, helyi bíróságok esetén pedig a megyei (fővárosi) bíróság elnöke. E feladat ellátásával a bíróság elnöke másik bírósági vezetőt is megbízhat.

Az iroda vezetésével és a felügyelet ellátásával megbízott személy a bíróságokon évente elvégzendő iratkezelési ellenőrzést irányítja és az ellenőrzés során észlelt szabálytalanságok megszüntetéséről gondoskodik, ennek során – szükség esetén – kezdeményezi a szabályzat módosítását is. Az irattári tervnek megfelelően elrendeli az iratok selejtezését, illetve a levéltárba adható iratok átadását, ennek során kapcsolatot tart fenn az illetékes levéltárral és koordinálja a levéltárba szállítható iratokkal kapcsolatos teendőket.

A bírósági iroda mellett működő irattárban kell őrizni az irattári anyagot, amíg azt a levéltárnak át nem adják, és itt kell őrizni azokat az iratokat is, amelyek selejtezésére még nem került sor, de befejezett, további intézkedést nem igénylő iratok, amelyek selejtezése későbbiek során történik, az OIT 2002. évi 4. számú szabályzatához kiadott 3. számú melléklet szerint.

Az irattárat külön jogszabályban meghatározott képesítéssel rendelkező irattáros vezeti. Az iratkezelés irányítása és felügyelete a bíróságokon a megyei bíróság elnökének a feladata, az iratkezelés feladatainak országos felügyeletét az OIT Hivatalának vezetője látja el, kivéve a Legfelsőbb Bíróságot, ahol ez a feladat a legfelsőbb bíróság elnökére, vagy az általa megbízott személyre hárul.

Az OIT Hivatalának vezetője az iratkezelési szabályzat alkalmazását folyamatosan figyelemmel kíséri és szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására és az aktuális kérdések felmerüléséről szükség esetén tájékoztatja az OIT-ot. Folyamatosan kapcsolatot tart fenn a Magyar Országos Levéltárral és koordinálja az együttműködést a levéltárakkal. Az OIT Hivatalának vezetője irányítja az elektronikus iratkezelési rendszer kialakítását és annak folyamatos továbbfejlesztését.

IV. fejezet

Az ügykezelés

Napjainkban az elektronikus ügykezelés egyre nagyobb teret hódít, és feltehetően a közeljövőben a papír alapú ügyintézést fel fogja váltani az elektronikus ügyintézés.

Jelenleg is az egyes nyilvántartásokat a jogszabályban meghatározott kivétellel elektronikus úton, az OIT által jóváhagyott számítógépes program használatával kell vezetni.

Az átadókönyv, valamint a tanú és a büntetőeljárásban résztvevők, az igazságszolgáltatást segítők Védelmi Programjáról szóló 2001. évi LXXXV. törvényben meghatározott, más érintett adatainak zártan történő kezelésével kapcsolatos nyilvántartások nem vezethetők elektronikus úton. Az általános meghatalmazások jegyzéke, a választott bírósági határozatok jegyzéke és a bírósági, gazdasági hivatal által vezetett lajstrom elektronikus úton és papír alapon egyaránt vezethető. A perkönyv, a tárgyalási napló, a tanácsnapló, a mutatókönyv, a másolatok könyve, BV ügykönyvek, a BV bíró naplója, felülvizsgálati kérelmek nyilvántartó könyve, körbélyegzők, nyomtatványok nyilvántartása, valamint egyéb kisegítő jellegű nyilvántartások is vezethetők papír alapon vagy elektronikus úton. Az elektronikus úton vezetett nyilvántartásokat az OIT által jóváhagyott számítógépes program használatával kell vezetni.

IV.1. Tájékoztatás a félfogadásról és a beadványok átvételéről

Az iroda minden munkanapon köteles félfogadást tartani az ügyfelek részére, az ügyfélfogadási időt a bíróság elnöke határozza meg.

Gondoskodni kell arról, hogy a hét munkanapján legalább egyszer meghosszabbított időben álljon rendelkezésre az ügyfelek részére az iroda, míg a többi munkanapon általában a délelőtti órákban, délelőtt 9 és 11 között tartanak félfogadást. Arról, hogy a félfogadási idő mettől meddig terjed, a bíróságokon jól látható helyen egy tájékoztató táblát kell elhelyezni. Meg kell jelölni ezen nemcsak a félfogadási időt, hanem természetesen a félfogadás helyét is. Tájékoztatást kell adni arról is, hogy félfogadási időn kívül az egyes beadványok gyűjtőszekrényben is elhelyezhetők. Az ügyfelek részére a félfogadásról és a beadványok átvételének rendjéről szóló tájékoztatás a félfogadási időben telefonon is adható.

IV.2. Felvilágosítás, másolatok készítése, beadványok átvétele

IV.2.1. Felvilágosítás, irattanulmányozás

A félfogadás alapvetően azt a célt szolgálja, hogy a peres felek, illetve képviselőik, vagy a perben érdekelt más személy – például szakértő – az iratokat a félfogadási idő alatt tanulmányozhassa, arról jegyzeteket készítsen. Az iroda mindenkor köteles vizsgálni az iratot tanulmányozni kívánó személy jogosultságát. A jogosultságot az ügyiratok alapján állapítja meg. A felvilágosítást kérő személy személyazonosságát személyi igazolvánnyal vagy egyéb, személyazonosításra alkalmas más igazolvánnyal köteles igazolni, míg a jogi képviselő magát az ügyvédi, illetve jogtanácsosi igazolvánnyal igazolja.

Az iratok tanulmányozása során biztosítani kell, hogy az ügyfelek az ügyiratot zavartalanul tanulmányozhassák. A jegyzetek készítése során ügyelni kell arra, hogy az irat ne sérüljön meg, és a zárt adatokat tartalmazó borítékot illetéktelen személy ne nyithassa ki.

Amennyiben államtitok vagy szolgálati titok megőrzése végett a tárgyalásról a nyilvánosságot kizárták, vagy amennyiben az iratban államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó irat van, ezt az ügyfél nem tanulmányozhatja, ezt lemásolni sem szabad és értelemszerűen erről kivonatot sem lehet készíteni. Az iratok megtekintésére is csak az államtitokról és szolgálati titokról szóló törvényben meghatározott engedély birtokában van lehetőség, és csak a Büsz.-ben meghatározott szabályok alapján lehet iratot tanulmányozni.

Határozattervezetekről vagy tanácskozási jegyzőkönyvekről, különvéleményről készített jegyzeteket nem lehet az ügyfélnek bemutatni. Nyilvánvalóan a különvélemény ténye nyilvános, az erről készített jegyzet nem.

Az egészségügyi intézet vagy orvos által a bíróság megkeresésére megküldött irat megtekintéséhez az eljárásban résztvevő személyek esetében is az eljáró tanács elnökének az engedélye szükséges. Értelemszerűen ugyancsak bírói engedély szükséges ahhoz, hogy ezen iratokról másolat vagy jegyzet készüljön. A megküldött iratok közül azokat, amelyeknek a megtekintését a tanács elnöke vagy a bíró nem engedélyezte, illetve amelyekről felvilágosítás nem adható, a kezelő iroda az iratok közül kiemeli és az iratok visszaérkezéséig zárt borítékban kezeli.

A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény megkülönbözteti a személyes adatot – ezen belül a szigorúbb védelmet élvező különleges adatokat – és a közérdekű adatot. A törvény alkalmazása során személyes adat bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható természetes) személlyel (az Avtv. fogalomhasználatában: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet. E rendkívül részletes, és a személyes szféra gyakorlatilag minden vetületére kiterjedő meghatározás alapján valójában bármi személyes adatnak minősül, amely kapcsolatba hozható az érintettel. A leggyakoribb adatkörök között lehet említeni például a természetes személyazonosító adatokat, a telefonszámot, e-mail címet, az arcképet, de a foglalkozást vagy az iskolai végzettséget is. Fontos kiemelni, hogy a személyes adatok védelme csak a természetes személyeket illeti meg, vagyis az érintett mindig élő ember.

Az adatkör szenzitivitására, vagyis a magánszférához való szorosabb kapcsolatra való tekintettel a személyes adatok egy szűkebb körénél szigorúbb szabályok érvényesülnek az adatkezelés során. Ilyen, különleges adatnak minősül:

– a faji eredetre,

– a nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra,

– a politikai véleményre vagy pártállásra,

– a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre,

– az érdek-képviseleti szervezeti tagságra,

– az egészségi állapotra,

– a kóros szenvedélyre,

– a szexuális életre vonatkozó adat, valamint

– a bűnügyi személyes adat.

Bűnügyi személyes adat a büntetőeljárás során, vagy azt megelőzően, a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben a büntetőeljárás lefolytatására, illetőleg a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés- végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat.

A törvény értelmében személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul, vagy azt a törvény vagy helyi önkormányzat rendelete elrendeli, különleges adat pedig csak akkor kezelhető, ha az adatkezeléshez az érintett írásban hozzájárul, vagy egyéb esetekben azt törvény elrendeli. Az adatkezelés maga igen tág kategória; az alkalmazott eljárástól függetlenül felöleli az adatokon végzett bármely műveletet vagy a műveletek összességét, így például gyűjtését, felvételét, rögzítését, rendszerezését, tárolását, megváltoztatását, felhasználását, továbbítását, nyilvánosságra hozatalát, összehangolását vagy összekapcsolását, zárolását, törlését és megsemmisítését, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozását. Adatkezelésnek számít a fénykép, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj-, vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is.

Az iroda munkája szempontjából fontos, hogy a személyes adat megismerése önmagában még nem adatkezelés, de annak rögzítése már igen.

Ha az adatkezelés nem az érintett hozzájárulása alapján történik, kötelező adatkezelésről beszélünk. Az értelmező rendelkezések határozzák meg a hozzájárulás, tiltakozás, adattovábbítás, nyilvánosságra hozatal fogalmát. Eszerint a hozzájárulás az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok teljes körű, vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléséhez. Ha az adatkezelésre az érintett hozzájárulása – vagyis nem kötelező adatkezelés – alapján kerül sor, akkor az érintett az adatkezelés ellen tiltakozhat, vagyis olyan nyilatkozatot tehet, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri. Különbséget kell tenni az adattovábbítás és a nyilvánosságra hozatal között: az előbbi szűkebb megismerhetőséget biztosít, amennyiben az adat meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé tételét jelenti, míg nyilvánosságra hozatalról akkor beszélünk, ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik.

Az Avtv. a személyes adatok védelmén túl az információs jogok egy másik nagy ágát is szabályozza, ez a közérdekű adatok nyilvánossága, amely – mint látni fogjuk – nem egyszer szoros kapcsolatban áll a személyes adatok védelmével, és a jogalkalmazó gondos mérlegelését igényli, hogy helyesen állapítsa meg, hogy a két védendő alapvető jog közül melyik élvez az adott helyzetben elsőbbséget. Közérdekű adat az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől.

Az Avtv. arról is rendelkezik, hogy a személyes adatok védelméhez fűződő jogot és az érintett személyiségi jogait, ha a törvény kivételt nem tesz, az adatkezeléshez fűződő más érdekek, ideértve a közérdekű adatok nyilvánosságát is, nem sérthetik.

Az irat tanulmányozásánál, illetőleg a másolatok készítésénél mindezen szempontokra messzemenően figyelemmel kell lenni, ezért szükséges a bírói engedély beszerzése az egészségügyi intézet, vagy orvos által a bíróság megkeresésére küldött iratok megtekintésénél.

Amennyiben a felvilágosításra jogosult személy személyi szabadságában korlátozott és bv.-intézetben van, a fogvatartott a bírósági kezelőirodában tanulmányozhatja az iratot, azonban amennyiben a bíróságra vezetése valamely okból nem lenne lehetséges, a kezelő iroda az iratokat a bíró utasítására a büntetés-végrehajtási intézetnek küldi meg, ahol az iratokat a fogvatartott tanulmányozhatja.

A bv.-intézet a számára átadott vagy megküldött iratot lehetőleg még az átvétel napján, de legkésőbb 3 munkanapon belül köteles visszajuttatni. Az iratokat a bv.-intézetnek a bíróság átadja, ha a bíróság székhelyén lévő bv.-intézetben van elhelyezve a fogvatartott, a bíróság székhelyén kívüli bv.-intézetnek pedig megküldi.

A kép- vagy hangfelvétel megtekintése, illetve meghallgatása is lehetséges, ez ugyanúgy az általános szabályok szerint történik, azzal azonban, hogy ez esetben a felvilágosítást a bíróság elnöke által e feladattal megbízott dolgozó látja el. Ilyenkor is gondoskodni kell a hangszalag biztonságos kezeléséről, különösen arról, hogy a felvilágosítást kérő a hangszalagra rögzített anyagot ne tudja megváltoztatni, megrongálni vagy megsemmisíteni.

Felvilágosítás főszabályként személyesen adható a fél vagy meghatalmazottja részére. Az ügyvédi irodával munkaviszonyban álló dolgozó azonban kizárólag a már megrendelt másolatok átvételére jogosult, ebben az esetben is igazolni kell az ügyvéd vagy ügyvédi iroda képviseleti jogosultságát, amelyet az ügy irataiból lehet megállapítani, és igazolni kell továbbá azt, hogy a dolgozó munkaviszonyban áll az ügyvéddel vagy ügyvédi irodával.

Az ügyvédjelölt mindazokon a bíróságokon, ahol a törvény szerint eljárhat, az ügyvédre vonatkozó felvilágosításra vonatkozó szabályok szerint kérhet tájékoztatást és tanulmányozhat iratot az irodában. Azokon a bíróságokon pedig, ahol az ügyvédjelölt eljárása törvény szerint kizárt, így a Legfelsőbb Bíróságon és az ítélőtáblák előtti eljárásban, csupán az ügyvéd vagy ügyvédi iroda alkalmazottjaként, vagyis a fent részletezett szabályok szerint járhat el és vehet át már megrendelt másolatokat.

Az ügyvédi iroda dolgozója, illetve az ügyvédjelölt is jogosult a gondnokoltak névjegyzékéből a névjegyzékről és a névjegyzék adataiból felvilágosítást kérni és kapni.

Kivételes esetben telefonon is adható felvilágosítás a tárgyalás helyéről, időpontjáról, az iratok hollétéről (például arról, hogy az iratok tanulmányozhatók-e a kezelőirodában; vagy a bírónál vannak-e, ez esetben elképzelhető, hogy a bíró hazavitte, otthon dolgozása alatt tanulmányozza az iratot, vagy éppen a határozatot szerkeszti). Arról is felvilágosítás adható telefonon, hogy megérkezett-e a szakértői vélemény, vagy, hogy terjesztettek-e elő fellebbezési kérelmeket, a felvilágosítást kérő személy azonosításához szükséges adatokat azonban ebben az esetben is tisztázni kell.

Annak, hogy kivételes esetben telefonon is történhet felvilágosítás, nyilvánvalóan az a célja, hogy az ügyintézést gyorsítsa, költségkímélő és hatékony legyen, így egyes nem várt esetek, váratlan helyzetek megoldására szolgál. Nyilvánvalóan célszerű felvilágosítást adni arról, hogy a tárgyalást megtartják-e, vagy, ha a fél például elvesztette az idéző végzését, akkor érdeklődik, hogy mi a tárgyalás időpontja. Költségkímélésből ugyanez fordítva is történhet, mert a bíró vagy megbízottja rövid úton (telefonon, faxon, esetleg táviratban) értesíti a felet vagy képviselőt a tárgyalás váratlan elmaradásáról, amely például a bíró betegsége vagy egyéb előre nem látható hivatali elfoglaltsága miatt következik be.

Előfordulhat az is, hogy a feleken és a perben résztvevő egyéb személyeken, valamint ezek képviselőin kívül olyan személyek kívánják az iratokat tanulmányozni, illetve kérnek felvilágosítást, akiknek az eljárás lefolytatásához jogi érdekük fűződik. Például, egy öröklési perben, ahol több örökös lenne jogosult törvényes öröklésre, végrendelet érvénytelenségének megállapítása iránt azonban csak az egyik örökös indított pert, a másik örökösnek jogi érdeke fűződik ahhoz, hogy e per miként dőljön el, ennek érdekében tanulmányozhatja az iratot és a tanulmányozás eredményeként döntheti el, hogy kíván-e belépni a perbe ő is, jogainak érvényesítése végett. Az eljáró bíróság elnöke engedélyezi ilyen esetben az irat megtekintését, illetve másolat vagy kivonat készítését. Ezekben az esetekben a jogi érdekeltséget valószínűsíteni kell.

Arról már korábban volt szó, hogy az államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó iratokat megtekinteni nem lehet, arról értelemszerűen másolat vagy jegyzet sem készíthető. Az üzleti titok, hivatásbeli titok esetében a felek, az ügyész és a perben résztvevő egyéb személyek, illetve ezek képviselői a titok megtartásának kötelezettségét tartalmazó, írásba foglalt nyilatkozat megtétele mellett betekinthetnek az iratba és másolatot is készíthetnek.

A megtekintésre és másolat készítésére jogosultak sorrendjét az eljáró bíró határozza meg. Erről az eljáró bíró ad tájékoztatást a feleknek. Amennyiben pedig a titoktartás alóli felmentés megadására jogosult úgy nyilatkozik, hogy az üzleti vagy hivatásbeli titkot tartalmazó irat megismeréséhez nem járul hozzá, a bírón (bírói tanácson) és a jegyzőkönyvvezetőn kívül az irat ezen részét más nem tekintheti meg, lemásolni sem szabad és arról kivonatot sem szabad készíteni.

Más bíróság, ügyészség, közjegyző, nyomozó hatóság vagy közigazgatási hatóság vagy bírósági végrehajtó megkeresésére az iroda a már befejezett és további intézkedést nem igénylő ügy iratait megküldi a megkereső hatóságnak, illetve bíróságnak. Ilyen esetben az irat megküldéséről az irodavezető gondoskodik, ez bírói intézkedést nem igényel. Ha folyamatban lévő ügyben érkezik ilyen megkeresés, az eljáró bíró rendelkezik az irat megküldéséről, vagy tájékoztatja a megkereső hatóságot, szervet, hogy az iratok hol tanulmányozhatók. Ilyenkor a bíróság az iratokba betekintést engedélyez.

IV.2.2. Másolatok készítése, mellékletek kiadása

Az iratok megtekintése, a másolatok készítése, a mellékletek kiadása az eljárásjogi törvényekben is szabályozva van, gyakorlatilag a Pp. és a Be. is tartalmaz olyan szabályokat, amelyek lényegében ügyviteli szabályok, és ezért részben a Büsz. szabályai között lenne a helyük.

Az Avtv. határozza meg a körérdekű adat fogalmát. Tekintettel arra, hogy a bíróság közfeladatot ellátó szerv, ezért a kezelésében lévő minden olyan adat, amely nem minősül személyes adatnak, nyilvános az Avtv. szabályai szerint. Azonban mint láttuk, a személyes adatok köre igen tág, ezért ez a definíció önmagában nem biztosíthatna kellő nyilvánosságot a bíróságok működésével kapcsolatban, hiszen – személyes adatokról lévén szó – arról sem kaphatna tájékoztatást a jogkereső, hogy mi az ügyében eljáró bíró neve. Éppen ezért az Avtv. bevezeti a közérdekből nyilvános adat definícióját, amely szerint a közérdekű adatokon túlmenően nyilvános a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat is, amelynek nyilvánosságra hozatalát, vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli. Ez azt jelenti, hogy törvény alapján – de kizárólag az ott meghatározott körben – a személyes adatok kezelésére nem vonatkoznak a fent részletezett szabályok, hanem azok nyilvánosak, és megismerésüket az Avtv. szerinti szabályok szerint biztosítani kell.

Nyilvánvalóan közérdek, hogy a bíróságok munkája fölött kontrollt gyakorolhasson a nyilvánosság. A bírósági iratokban szereplő adatok a személyes adatok kivételével éppen ezért közérdekű adatok. Nyilvánvalóan egy-egy bírósági ügy ugyanakkor magánügy is, ezért a két érdek, vagyis az ügyfelek személyes adatainak védelme és a közérdekű adatok (például a döntés alapjául szolgáló jogkérdés) nyilvánossága között feszülő ellentét feloldására született megoldás az alább részletesebben is bemutatott anonimizálás, ami ugyan alkalmas a célra, de jelentős többletfeladatokat ró a bíróságokra és egyúttal többletköltségeket is generál.

Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy a feladatkörébe tartozó ügyekben köteles elősegíteni és biztosítani a közvélemény pontos és gyors tájékoztatását. E célból e szervek rendszeresen elektronikusan vagy más módon közzéteszik, továbbá erre irányuló igény esetén hozzáférhetővé teszik a tevékenységükkel kapcsolatos legfontosabb adatokat.

Az anonimizált másolat kiadása a Pp. új rendelkezése, amely a fent jelzett ellentét feloldására született. A Pp. új rendelkezése kifejezetten ügyviteli jellegű, vagyis az ügyvitel módját határozza meg.

A Pp. 119. §-a 2009. január 1-jétől hatályos. E § (7) bekezdése rendelkezik arról, hogy az ítéletről és a hatályon kívül helyező végzésről adható felvilágosítás. Eszerint az ítéletről és a hatályon kívül helyezett ügyben született ítélettel szembeni perorvoslat során hozott, az alsóbb fokú bíróságot új eljárásra és új határozat hozatalára utasító végzésről a per jogerős befejezését követő három hónap eltelte után bárkinek anonimizált másolat adható. A másolatért a bíróságnak díjat kell fizetni, ez oldalanként háromszáz forint, de határozatonként legfeljebb ötezer forint.

Az anonimizálás annyit jelent, hogy a határozatban szereplő természetes személyek azonosítását lehetővé tévő minden adatot törölni kell olyan módon, hogy az ne járjon a megállapított tényállás sérelmével. Egyebekben a határozatban szereplő egyes személyeket az eljárásban betöltött szerepüknek megfelelően kell megjelölni (pl. név nélkül alperes, név nélkül felperes, név nélkül vádlott, név nélkül sértett). Amennyiben ingatlanról van szó, az ingatlan közigazgatási megjelölését név nélkül kell feltüntetni. A másolatban nem kell törölni a törvény eltérő rendelkezésének hiányában a közérdekből nyilvános adatokat, így különösen:

– az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott, egyéb közfeladatot ellátó személy nevét és beosztását, ha az adott személy az eljárásban közfeladatának ellátásával összefüggésben vett részt,

– a meghatalmazottként eljárt jogi képviselő nevét,

– a társadalmi szervezet vagy alapítvány képviselőjének nevét,

– az egyéb közérdekből nyilvános adatokat.

Nem adható anonimizált másolat az olyan határozatról, amely államtitkot, szolgálati titkot tartalmaz, vagy amelyet olyan perben hoztak, amelyben a bíróság a nyilvánosságot a tárgyalásról, vagy annak egy részéről kizárta. Ugyanez vonatkozik az üzleti titok, hivatásbeli titok esetére is.

A magánszféra fokozott védelme érdekében az ügy tárgyának szenzitív voltára tekintettel nem adható anonimizált másolat a Pp.-nek a különleges eljárások keretében szabályozott házassági perekben, apasági és származás megállapítása iránti egyéb perekben, a szülői felügyelet megszüntetése, valamint a gondnokság alá helyezési perekben készült határozatokról sem.

Az anonimizálás során azonban az egyes adatok törlését úgy kell elvégezni, hogy az ne járjon a megállapított tényállás sérelmével, nevezetesen tehát értelmezhető legyen az ítélet, illetve a határozat, hogy így megvalósulhasson a törvény által eredetileg tételezett cél, vagyis a bíróságok ítélkezése fölötti nyilvánosság biztosítása, a közérdekű adatoknak a jogállamiság szempontjából kiemelt körének megismerhetősége.

A törvény figyelembe veszi ugyanakkor, hogy az adatvédelmi törvény rendszerében nem minden személyes adatot illet meg a teljes védelem: bizonyos körben ugyanis nagyobb az adatok nyilvánosságához fűződő közérdek, mint a személyes adatok védelméhez fűződő magánérdek. Így például egy magánszemély által elnyert állami támogatás esetén a nyertes kiléte, sőt, az általa elnyert támogatás összege is személyes adat, a törvény mégis közérdekből nyilvánossá minősíti ezt az adatkört. Mindez azért fontos a másolatok anonimizálása kapcsán, mert a Pp. rögzíti, hogy a fentiek szerint kiadott másolatokban az állami vagy helyi önkormányzati feladatot ellátó, valamint egyéb jogszabályban meghatározott közfeladatot ellátó személy nevét és beosztását nem kell törölni, abban az esetben természetesen, ha ez az adott személy az eljárásban a közfeladatának ellátásával összefüggésben vett részt. Nem kell törölni a meghatalmazottként eljárt jogi képviselő nevét, a társadalmi szervezet vagy alapítvány képviselőjének nevét és a közérdekű adatokat sem. A határozatot hozó bíró, illetve bírák nevét is fel kell tüntetni. Mindebből következően az anonimizálás nem pusztán a tulajdonnevek mechanikus kihúzása a határozatból, hanem nagy körültekintést és érdemi mérlegelést igénylő feladat.

Az iroda feladata a felvilágosítás-adáson kívül a másolatok készítése és kiadása, valamint a beadványok átvétele. A másolatok készítésével és kiadásával, valamint a felvilágosítással kapcsolatosan részben már érintette a könyv a másolatok kiadásának szabályait is, nevezetesen, hogy kik, milyen módon jogosultak másolat kérésére. A másolatot hiteles vagy nem hiteles módon lehet kérni. A hiteles másolat annyit jelent, hogy az iroda a bírósági iratról készített másolatot, illetve a más által elkészített és hitelesíteni kért másolatot ellátja a „másolat hiteléül” záradékkal, a másolatot készítő személy aláírja, dátummal látja el és a bíróság körbélyegzőjét elhelyezi rajta.

A nem hiteles másolat nem tartalmazza ezeket az alakszerű előírásokat.

A másolatot az irodavezetőnél kell megrendelni, aki gondoskodik a másolat elkészítéséről, és meghatározza, hogy az mikor vehető át. Az elkészített másolatot legkésőbb a megrendeléstől számított harmadik munkanapon ki kell adni.

Garanciális okokból speciális szabályok érvényesülnek a büntetőeljárás során. A Be. 70/G. §-a rendelkezik arról, hogy az eljárás során kik, kitől, illetve milyen iratokról kérhetnek másolatot. Eszerint a büntetőeljárásban részt vevő személyek kérelmére az a bíróság, ügyész, illetőleg nyomozóhatóság, amely előtt az eljárás folyamatban van, legkésőbb a kérelem előterjesztésétől számított 8 napon belül másolatot ad ki az eljárás során keletkezett iratról, ideértve a bíróság, az ügyész és a nyomozóhatóság által beszerzett, illetőleg a büntetőeljárásban részt vevő személyek által benyújtott, valamint csatolt iratot is. A nyomozás befejezéséig a gyanúsított, a védő, a fiatalkorú törvényes képviselője, a sértett és képviselője másolatot kaphat a szakvéleményről, valamint az olyan nyomozási cselekményről készült iratról, amelyeknél jelenlétüket a Be. lehetővé teszi, az egyéb iratról pedig akkor, ha ez a nyomozás érdekeit nem sérti. A sértett a nyomozás során keletkezett más iratokról a tanúkénti kihallgatását követően kaphat másolatot.

A feljelentő részére csak a feljelentésről adható másolat.

A nyomozás befejezését követően a terhelt, a védő és a fiatalkorú törvényes képviselője másolatot kaphat a nyomozás azon iratairól, amelyeknek a megismerésére jogosult.

Büntetőügyekben a másolatok készítése és kiadása felől a bíróság végzéssel dönt. Amennyiben a kiadást megtagadja, úgy ez ellen jogorvoslatnak van helye. Az ügyiratban fel kell jegyezni, hogy mely iratról, kinek a részére, hány példányban készült másolat.

A bírósági eljárásban a büntető ügyszakban a vádlott, a védő, a fiatalkorú törvényes képviselője, a sértett, a magánvádló, a pótmagánvádló, a magánfél és a felsoroltak képviselője részére, ha a Be. eltérően nem rendelkezik, a másolat kiadása nem korlátozható. Az egyéb érdekelt és képviselője részére az iratokból az őt érintő körben másolat adható.

Nem adható másolat a bíróság tanácsülésének jegyzőkönyvéről, a tanácsban tárgyaló ügyben a kisebbségi véleményen lévő bíró írásbeli véleményéről, az ügyész és a nyomozóhatóság közötti kapcsolattartás során keletkezett iratokról, valamint a zártan kezelt iratokról és adatokról.

Az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvénnyel összhangban, a Be. 70/B. §-a rendelkezik arról, hogy első alkalommal illetékmentesen adhatók ki az iratok. Az egyszeri másolat kiadása illetékmentes, ezért, ha az arra jogosultnak a nyomozati eljárás során már adtak egyszer egy iratról illetékmentesen másolatot, akkor a bírói szakban minderre már nem lesz jogosult.

A Be. 70/C. §-a az államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó iratról történő másolat készítésével kapcsolatban rendelkezik.

Ha a másolatot olyan jogosult kéri, aki esetében az államtitokról és szolgálati titokról szóló törvényben meghatározott feltételek nem biztosítottak, akkor kérelmére másolatot kell készíteni. A másolatot a jogosult a bíróság titkos ügykezelésére fenntartott helyiségében tanulmányozhatja és azt az épületből nem viheti ki.

Előfordul, hogy polgári iratokhoz csatolt büntetőiratról kér valaki másolatot. Erre az esetre a Legfelsőbb Bíróság 2009. 76. számú döntése ad eligazítást. A Legfelsőbb Bíróság eseti döntése szerint a Be. alapján csak a folyamatban lévő eljárás irataiból adható iratmásolat. A hatályos Be. biztosítja a terhelt részére az eljárás során az iratbetekintés jogát. Az elítéltnek a rendkívüli jogorvoslatok igénybevétele előtt is szüksége lehet azokra az iratokra, amely iratok a perújítás, felülvizsgálat benyújtását megalapozzák. A Be. 70/B. § (1) bekezdése alapján nincs arra lehetőség, hogy a már befejezett ügyben az elítélt részére iratmásolat kiadását engedélyezze a bíróság. A Büsz. 13. §-a szabályozza az iratmásolat kiadásának rendjét, mégpedig attól függetlenül, hogy az ügy folyamatban van-e vagy sem. A Büsz. 13. § (1) bekezdése rögzíti, hogy a külön jogszabályban megjelölt azon személyek, akik az ügyben iratbetekintési joggal rendelkeznek, az ügy iratairól – kivéve, ha az iratról másolat adását jogszabály kizárja – hiteles vagy nem hiteles másolatot kaphatnak. A Büsz. 13. § (2) bekezdése pedig az alábbiakat rögzíti: a másolatot az irodavezetőnél kell megrendelni. Az irodavezető határozza meg a másolat kiadásának időpontját és gondoskodik a másolat elkészítéséről. A másolatot az iroda rendszerint legkésőbb a megrendeléstől számított harmadik munkanapon adja ki.

A Büsz. fenti rendelkezései alapján az elítélt részére illeték lerovása ellenében kiadhatók azok az iratmásolatok, amelyeknek kiadását jogszabály nem zárja ki, attól függetlenül, hogy az ügy folyamatban van vagy már befejezett. A tisztességes eljárás követelményeivel teljes egészében ellentétes az a szabályozás, amely szerint befejezett ügyekben az elítélt ne juthasson – illeték lerovását követően – azokhoz az iratokhoz, amelyek birtokában eldönthesse, hogy kíván-e élni rendkívüli jogorvoslattal. Amennyiben a bíróság megtiltja a befejezett ügyekben az iratmásolat kiadását, akkor a rendkívüli jogorvoslat lehetőségét korlátozza. Az iratmásolat kiadása során nem mellőzhetők a Be. azon rendelkezései, amelyek rögzítik, hogy az eljárási cselekmények végzésekor az alábbi jogokat is tiszteletben kell tartani, vagyis: az emberi méltóságot, az érintettek személyiségi jogait, a kegyeleti jogot. Azt is biztosítani kell, hogy a magánéletre vonatkozó adatok szükségtelenül ne kerüljenek nyilvánosságra az iratmásolat kiadásakor.

Annak ellenére, hogy a Be. 70/B. § (1) bekezdése kizárja, hogy befejezett ügyben az elítélt illetékmentes iratmásolatot kérjen, a 14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet idézett rendelkezése ezt lehetővé teszi, sőt nemcsak lehetővé, hanem kötelezővé is.

Álláspontom szerint ez a legfelsőbb bírósági döntés ellentétben áll a jogszabályok hierarchiájával, tekintettel arra, hogy a Be. rendelkezéseit rontja le az IM rendelet. Mindazonáltal a Legfelsőbb Bíróság eseti döntése ezen ügyek alkalmazásánál a fenti iránymutatást adta.

A bírósági eljárásban a büntető ügyszakban a vádlott, a védő, a fiatalkorú törvényes képviselője, a sértett, a magánvádló, a pótmagánvádló, a magánfél és a felsoroltak képviselője ré-szére, ha a Be. eltérően nem rendelkezik, a másolat kiadása nem korlátozható.

Az egyéb érdekelt és képviselője részére az iratokból az őt érintő körben másolat adható.

Nem adható másolat a bíróság tanácsülésének jegyzőkönyvéről, a tanácsban tárgyaló ügyben a kisebbségi véleményen lévő bíró írásbeli véleményéről, az ügyész és a nyomozóhatóság közötti kapcsolattartás során keletkezett iratokról, valamint a zártan kezelt iratokról és adatokról.

A Be. 70/B. §-a rendelkezik arról – az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvénnyel összhangban –, hogy első alkalommal illetékmentesen adhatók ki az iratok. Az egyszeri másolat kiadása illetékmentes, ezért ha az arra jogosultak a nyomozati eljárás során már kaptak egyszer egy iratról illetékmentesen másolatot, a bírói szakban minderre már nem lesz lehetőség.

A Be. 70/C. §-a az államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó iratról történő másolat készítésével kapcsolatban rendelkezik.

Ha a másolatot olyan jogosult kéri, akik esetében az államtitokról és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény IV. és V. fejezetében írtak megtartása nem biztosított, akkor a címzett kérelmére másolatot kell készíteni. A másolatot a jogosult a bíróság titkos ügykezelésére fenntartott helyiségében tanulmányozhatja és azt az épületből nem viheti ki. A törvény 1. sz. melléklete ebben a kérdésben részletes eligazítást ad. A törvény melléklete a könyv 2. számú mellékletében található.

IV.2.3. A másolatok kiadásának dokumentálása

Az irodavezető a megrendelt és a kiadott hiteles másolatokról nyilvántartást vezet. Ez az úgynevezett másolatok könyve. E könyvben kell feljegyezni minden, a megrendeléssel kapcsolatos adatot. Ez egy sorszámozott könyv, tehát a megrendelés sorszámát tartalmazza, minden év január 1-jétől az év végéig, december 31-éig terjedő időszakban, folyamatos sorszámozással. A megrendelés sorszámán kívül a megrendelés időpontját kell feltüntetni, a megrendelt irat ügyszámát és sorszámát, a másolat terjedelmét (nevezetesen hogy hány oldalból áll), azt, hogy a másolat milyen módon készült, a megrendelő nevét és a lerótt illetéket, vagy a helyben fizetendő díj összegét. Az átvételt a megrendelő aláírásával igazolja és keltezéssel is ellátja.

A szabályzat lehetőséget ad arra is, hogy a bíróság elnöke engedélyezze a könyv vezetésének mellőzését. Ebben az esetben a lerótt illetékbélyeget, illetve a díj megfizetésének nyugtázását az eredeti ügyiraton kell feltüntetni (amiről a másolat készült) és a megrendelő aláírásával igazolni kell annak átvételét.

A másolatot gépírással, vagy a megrendelő kérelmétől függően fénymásolással, esetleg más technikai eszközzel lehet elkészíteni. A gépírással készült másolat szövegét folyamatosan, minden sort teljesen kitöltve kell beírni. A bekezdéseket minden második helyen leütött kötőjellel kell feltüntetni.

Az eljárásban résztvevő személyek részére az eredeti jegyzőkönyvvel egyidejűleg átütéssel készült nem hiteles másolatot a tárgyaláson a jegyző, a jegyzet alapján, vagy magnetofonszalagról készített nem hiteles másolatot a leíró készíti el. A másolat kiadásakor a fél kívánságára igazolni kell a másolatért lerótt illeték összegét.

A másolatok készítésével és a mellékletek kiadásával kapcsolatos szabályozás az is, hogy ha az ügy irata elektronikus okiratként áll rendelkezésre, a papír alapú másolat kiadása során a másolatok készítésére és kiadására vonatkozó általános rendelkezéseket kell alkalmazni azzal, hogy a másolat az elektronikus okirat kinyomtatott példánya alapján készül. Amennyiben a bíróság határozata, amelyről a papír alapú másolatot kérik, elektronikus okiratként jött létre, a másolaton fel kell tüntetni az elektronikus okiraton elhelyezett időbélyegző dátumát, valamint azt, hogy az elektronikus okiratot ki látta el elektronikus aláírással.

A kép- vagy hangfelvételről készített másolat is kiadható az általános szabályok szerint, azzal azonban, hogy a kép- vagy hangfelvételről készített másolat nem hitelesíthető.

IV.2.4. Felülhitelesítés

Kivételesen az iratot felül kell hitelesíteni. Külföldi felhasználás esetén ugyanis a hiteles másolat nem mindig elegendő, így külön felülhitelesítésre van szükség akkor, ha ezt nemzetközi szerződés írja elő, vagy éppen azért, mert erre vonatkozóan nincs nemzetközi szerződés.

A bíróság elnöke az iratot az aláírásával, keltezéssel és a bíróság bélyegzőlenyomatával hitelesíti. Ezt követi a felülhitelesítési záradék a következő formában: a hitelesítő (a hitelesítő neve) aláírása és a bíróság bélyegzőjének lenyomata „hitelesítem” szöveggel. Ezután következik a már fentebb említett elnöki aláírás, dátum és pecsét.

IV.2.5. Másolat készítése elektronikus iratról

Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény meghatározza az elektronikus dokumentumok hitelesítésével, papír alapon készült okiratokkal azonos módon történő felhasználásával összefüggő szabályokat. A törvény alapján az elektronikus dokumentum fogalma meglehetősen tág. Elektronikus dokumentumnak számít bármilyen, elektronikus eszközzel megismerhető adategyüttes. Ha jogszabály megengedi, akkor a meghatározott formai feltételeknek megfelelő elektronikus dokumentum elektronikus okiratként a „hagyományos” okirattal azonos feltételek mellett használható fel bírósági és hatósági eljárásokban. A bírósági eljárások különböző típusaiban eljárási cselekményeket akkor lehet elektronikus aláírás használatával foganatosítani, ha ezt az eljárási törvény megengedi.

Az elektronikus okirat akkor felel meg a magán- és közokiratok érvényességi kellékeinek is, ha elektronikus aláírással – és ha a jogszabály előírja – időbélyegzővel is ellátták. Ez utóbbi fogalmak némi magyarázatra szorulhatnak.[1]

Míg a papír alapú dokumentumok esetén a dokumentum hitelességét a rajta szereplő, kézzel írott aláírás biztosítja, az elektronikus dokumentumokat elektronikus aláírással hitelesíthetjük. A hitelességhez két feltétel szükséges: egyrészt az, hogy az az aláíróra legyen jellemző, másrészt hogy az aláírt dokumentumhoz elválaszthatatlanul kapcsolódjon. Az elektronikus aláírás ennek megfelelően nem a beszkennelt kézzel írott aláírást jelenti, hanem a kódolás egy speciális változata. Az elektronikusan aláírt, kódolt dokumentum olyan speciális szerkezettel rendelkezik, amelynek alapján bizonyítható, hogy ki volt az, aki a kódolást elvégezte, és az is bizonyítható, hogy az illető pontosan mely dokumentumot kódolta, vagyis, ha ugyanaz a személy több dokumentumot ír alá, az egyes dokumentumokhoz tartozó aláírásainak különböznie kell egymástól. A dokumentumtól való elválaszthatatlanság azt is jelenti, hogy az elektronikus aláírást nem lehet úgy „meghamisítani”, hogy egyszerűen átmásoljuk az aláírást egy alá nem írt dokumentumra, hiszen ebben az esetben kimutatható, hogy az aláírás nem ehhez a dokumentumhoz készült, nem tartoznak össze.

Egy aláírás elkészítéséhez magánkulcsra van szükség, ami nem más, mint egy saját aláírás-létrehozó adat. Ez az adat biztosítja a fent említett első feltételt, vagyis, hogy az elektronikus aláírás az aláíróra jellemző legyen. (A magánkulcs bizalmas kezelése és védelme érdekében ezt az adatot gyakran egy – a bankkártyához hasonló – intelligens kártyán tárolják.) Ugyanakkor az elektronikus aláírás nyilvánvalóan csak akkor tudja betölteni a funkcióját, ha hitelességét mások ellenőrizni tudják. Erre szolgál a magánkulcshoz tartozó tanúsítvány, amelyet egy minősített – tehát megbízható – szervezet, az úgynevezett hitelesítés szolgáltató bocsát ki. Az aláírás létrehozásához és ellenőrzéséhez szükséges bonyolult kódolási feladatokat egy erre szolgáló speciális számítógépes szoftver végzi.

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás olyan elektronikus aláírás, amelyet – a fenti követelményeknek való megfelelésen túl – olyan eszközökkel hoztak létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak. Mivel az, hogy az aláíró milyen eszközzel hozta létre az aláírást, sajnos utólag egyáltalán nem eldönthető, ezért a gyakorlatban általában azt tekintik fokozott biztonságú aláírásnak, amely elkészítése során az aláíró fokozott biztonságú tanúsítványt használt fel. Fokozott biztonságú tanúsítványnak tekintik azokat a nem minősített tanúsítványokat, amelyeket egy hitelesítésszolgáltató bocsátott ki. Ehhez képest még nagyobb biztonságot jelent a minősített elektronikus aláírás, amely olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. Ez a legszigorúbb biztonsági követelményeknek megfelelő tanúsítvány, amelyet csak szigorúan ellenőrzött, ilyenként nyilvántartásba vett minősített hitelesítésszolgáltató bocsáthat ki, kizárólag természetes személy számára, és kizárólag aláírásra használható.

Az időbélyeg egy elektronikus dokumentumhoz hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt adat, amely segítségével igazolható, hogy a dokumentum változatlan az időbélyeg elhelyezésének időpontjában létező állapothoz képest. Jellemzően az aláírói dokumentum lenyomatát és az időbélyegzés-szolgáltató hiteles és pontos órája szerinti időpontot tartalmazza, amelyeket együttesen az időbélyegzés-szolgáltató aláírt, ezáltal biztosítva ezek összetartozását. Ennek révén később és harmadik fél előtt is bizonyítható, hogy a dokumentum az adott formában az adott időpontban létezett.

Az elektronikus aláírás technológiai jellegzetessége, hogy az aláírt dokumentum hitelessége a dokumentum kódolásából, szerkezetéből adódik. Így, ha az elektronikusan aláírt dokumentumról elektronikus másolatot készítünk, a másolat is hiteles lesz. Mivel a dokumentum hitelességét a dokumentum szerkezete hordozza, ezért azonnal kimutatható, ha az aláírást követően a dokumentum akár a legkisebb mértékben is megváltozik; a megváltozott dokumentumhoz ugyanis már egészen más aláírás kellene, hogy tartozzon.

Mindezek után tekintsük át az elektronikus iratról való másolat adásának konkrét szabályait. Amennyiben az iratok elektronikus okiratként állnak rendelkezésre, a papír alapú másolat kiadása során a Büsz.-nek a másolatok kiadására vonatkozó általános rendelkezéseit kell alkalmazni. Ha a bíróság határozata, amelyről a papír alapú másolatot kérik, elektronikus okiratként jött létre, akkor a másolaton fel kell tüntetni az időbélyegző dátumát és azt is, hogy ki látta el az elektronikus okiratot elektronikus aláírással. A papír alapú másolatot – ugyancsak az általános szabályok szerint – az irodavezetőnél vagy az erre kijelölt igazságügyi alkalmazottnál kell megrendelni.

Némileg nehezíti a bírósági ügyintéző feladatát, hogy maga a Büsz. nem rendelkezik a papír alapú dokumentumok elektronikus másolatának szabályairól. A papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a közokirat kiállítására jogosult által történő elektronikus másolat készítésére vonatkozó általános előírásokat tartalmazza. A másolatkészítés során a másolatkészítőnek kell biztosítania a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi- vagy tartalmi azonosságát, és azt, hogy az elektronikus másolaton minden módosítás érzékelhető legyen. Papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolat készítése során a másolat készítője készíti el az elektronikus másolatot, majd megállapítja, hogy a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat tartalma azonos, végül az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal és elektronikus aláírással látja el. A hitelesítési záradék a következő: „az eredeti papír alapú dokumentummal egyező”.

A másolaton olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítésszolgáltató kizárja az álnév használatát, azaz biztosítja, hogy a tanúsítványba foglalt név a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos legyen. Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás és időbélyegző. Ez esetben a dokumentumok csak együtt kezelhetők. Az aláírónak gondoskodnia kell arról is, hogy az elhelyezett aláírás érvényességének ideje megállapítható legyen, ha pedig ez az érvényességi idő nem meghatározott, úgy annak tényéről, hogy az aláírás korlátlan ideig érvényes.

Az elektronikus másolatot a következő adatok elhelyezésével kell létrehozni:

– a papír alapú dokumentum elnevezése,

– fizikai méretei,

– a másolatkészítő szervezet és a másolatkészítő személy neve,

– a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma,

– a másolatkészítés ideje,

– az érvényességi idő, vagy annak feltüntetése, hogy az érvényességi idő korlátlan.

A másolatkészítéssel feljogosított személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni.

A papír alapú közokiratról az elektronikus másolatot olyan minősített elektronikus aláírással kell ellátni, amelyből egyértelműen meghatározható a közokirat kiállítására jogosult minősége, megállapítható a kiadmányozásra jogosult személy és az aláírás megfelel a külön jogszabályban a hivatali aláírással szemben megállapított követelményeknek.

Az aláírás mellett időbélyegzőt, vagy a közokirat kiállítására jogosult saját időforrásán alapuló, elektronikus aláírásával hitelesített időjelzést kell elhelyezni.

Ahhoz tehát, hogy az elektronikus okirat megfeleljen a közokiratok és magánokiratok alaki kellékeinek, szükség van arra, hogy elektronikus aláírással és – jogszabályban előírt esetben – időbélyegzővel lássák el.

IV.2.6. Az elektronikus másolat

A 2008. évi XXX. törvény módosította a Pp. 119. § (5) bekezdését, melynek értelmében a fél, az ügyész és a perben résztvevő egyéb személy, valamint azok képviselője kérheti, hogy az irat elektronikus másolatát az általa megjelölt e-mail címre továbbítsa a bíróság, amennyiben az iratról neki másolat adható, és az irat elektronikus okiratként vagy a papír alapú okirat elektronikus másolataként a bíróságnál rendelkezésre áll. Ebben az esetben a másolat kiadásáért nem kell illetéket fizetni.

A fenti jogszabályhely helyes értelmezése azt jelenti, hogy nemcsak azt kell vizsgálnia a bíróságnak, hogy adható-e elektronikus másolat annak, aki kéri, hanem feltétel az is, hogy az irat elektronikus okiratként vagy a papír alapú okirat elektronikus másolataként a bíróságnál rendelkezésre álljon. A Pp. alapján tehát a bíróság nem köteles előállítani az elektronikus másolatot, ha ezzel ő maga nem rendelkezik, tehát például az ellenérdekű fél papír alapon benyújtott beadványát a bíróságnak nem kell digitalizálnia pusztán azért, hogy a kérelemnek elektronikus formában tegyen eleget.

IV.3. Elektronikus ügyintézés a polgári perben

A Pp. legújabb módosítása bevezette az elektronikus kommunikációt a polgári perben. Ezt a Pp. 2010. január 1-jétől hatályos hatodik részének a XXVII. Fejezete tárgyalja. A polgári perben 2010. július 1. és 2011. június 30. napja között a következő változások lépnek hatályba: ha a vállalkozások közötti perben kötelező a jogi képviselet, akkor a keresetlevél és minden egyéb beadvány, okirati bizonyíték benyújtására kizárólag elektronikus úton, a jogi képviselő hivatali kapuján keresztül kerülhet sor, és a bíróság is valamennyi hivatalos iratot elektronikusan kézbesíti. Az elektronikus úton benyújtott keresetlevelet a bíróság az alperes részére papír alapú okiratként kézbesíti, azzal a kiegészítő tájékoztatással, hogy az eljárásban kötelező a jogi képviselet, ezért védekezését, nyilatkozatát jogi képviselővel eljárva, kizárólag elektronikus úton nyújthatja be.

Kötelező jogi képviselet esetén az eredetileg papír alapú okirati bizonyítékok elektronikus benyújtása alóli kivételt jelenti, ha a bizonyítási eljárásban az okirat papír alapú bemutatása szükséges. Erre különösen akkor kerülhet sor, ha az eredetileg papír alapú bizonyítékok nagy mennyisége miatt azok digitalizálása aránytalan nehézséggel járna, vagy ha a papír alapú okirat valódisága vitás. A papír alapú benyújtást a bíróság hivatalból és a fél indítványára is elrendelheti.

Kötelező jogi képviselet esetén, ha a fél bármely okból nem rendelkezik jogi képviselővel, a jogi képviselő képviseleti jogosultságának igazolásáig a bíróság a félnek papír alapon kézbesíti a hivatalos iratokat.

A megyei bíróság első fokú hatáskörébe tartozó ügyekben a fél, illetve a jogi képviselő az elektronikus kézbesítést vállalhatja akkor is, ha nem kötelező a jogi képviselet. Ha jogi képviselő nélkül eljáró fél vállalta az elektronikus kézbesítést, indokolt kérelmében az eljárás során egy alkalommal kérheti a papír alapú kézbesítésre való áttérést.

Ha az eljárásban nem kötelező az elektronikus kézbesítés, akkor a fél jogutódjára nem vonatkozik az, hogy a jogelőd az elektronikus kézbesítést vállalta, kivéve, ha a jogi képviselő vállalta az elektronikus kézbesítést és a jogi képviselő személye nem változott. Ha a fél, illetve a jogi képviselő nem vállalja az elektronikus kézbesítést, de az elektronikus kézbesítést a másik fél, illetve annak jogi képviselője vállalta, akkor a bíróság a papír alapú okiratot benyújtó fél hivatalos iratait papír alapon kézbesíti a másik fél, illetve képviselője számára.

2010. július 1-je és 2011. június 30-a között az általános meghatalmazottal kapcsolatban a következő rendelkezéseket kell alkalmazni: ha a fél általános meghatalmazottal rendelkezik, akkor a meghatalmazott bejelentheti a bíróságnál, hogy ezen fél tekintetében vállalja a hivatalos iratok elektronikus kézbesítését. Ebben az esetben a bíróság a meghatalmazott részére elektronikusan kézbesíti a hivatalos iratokat, beleértve a keresetlevelet is.

Az elektronikus vagy papír alapú okiratban tett bejelentésnek tartalmaznia kell a jogi képviselő természetes személyazonosító adatait (név, születési hely és idő, anyja neve). A bejelentés megtételekor nem kell illetéket leróni abban az esetben, ha a bejelentést a korábban benyújtott általános meghatalmazás kiegészítéseként teszik meg; ekkor a bejelentést a korábban benyújtott általános meghatalmazáshoz kell csatolni.

2011. július 1-jétől a polgári perben a következő rendelkezéseket kell alkalmazni. Ha a vállalkozás az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltatónál kézbesítési tárhellyel rendelkezik, a keresetlevelet, továbbá minden egyéb beadványát, okirati bizonyítékát kizárólag elektronikusan nyújthatja be a bírósághoz és a bíróság is valamennyi hivatalos iratot elektronikusan kézbesíti. Ha a vállalkozás az eljárásban alperesként, kötelezettként, adósként vesz részt, részére a bíróság elektronikusan kézbesít és a vállalkozás a beadványait, okirati bizonyítékait kizárólag elektronikusan nyújthatja be. Ha a fél jogi képviselővel jár el, akkor a jogi képviselő a keresetlevelet, továbbá minden egyéb beadványt, okirati bizonyítékot kizárólag elektronikusan, hivatali kapuján keresztül nyújthatja be a bírósághoz és a bíróság is valamennyi hivatalos iratot elektronikusan kézbesíti a jogi képviselő részére. Az eredetileg papír alapú okirati bizonyítékok elektronikus benyújtása alóli kivételt jelenti, ha a bizonyítási eljárásban az okirat papír alapú bemutatása, megtekintése szükséges. Erre különösen akkor kerülhet sor, ha az eredetileg papír alapú bizonyítékok nagy mennyisége miatt azok digitalizálása aránytalan nehézséggel járna, vagy, ha a papír alapú okirat valódisága vitás. A papír alapú benyújtást a bíróság hivatalból és a fél indítványára is elrendelheti. A jogi képviselő nélkül eljáró fél az elektronikus kézbesítést vállalhatja polgári perben.

Ha az eljárásban nem kötelező az elektronikus kézbesítés, akkor a fél jogutódjára nem vonatkozik az, hogy a jogelőd az elektronikus kézbesítést vállalta, vagy a papír alapú kézbesítésre való áttérés megtörtént. Az elektronikus úton benyújtott keresetlevél vagy egyéb beadvány a fél, vagy a jogi képviselő utaló magatartása arra vonatkozóan, hogy abban az eljárásban vállalja az elektronikus kézbesítést, továbbá, hogy beadványait kizárólag elektronikus úton nyújtja be. Az elektronikus kézbesítés vállalására vonatkozó bejelentést a fél vagy a jogi képviselő az eljárás bármely szakában megteheti a bíróságnál. Ha a jogi képviselő nélkül eljáró fél nem vállalja az elektronikus kézbesítést, de az elektronikus kézbesítés a másik fél számára kötelező vagy azt vállalta, akkor a bíróság a papír alapú okiratot benyújtó fél hivatalos iratait papír alapon kézbesíti a másik fél számára.

2011. június 30-áig a megyei bíróságok első fokú hatáskörébe tartozó, 2010. január 1. után indult polgári perekben kell alkalmazni azt az új szabályozást, amely a szakértővel kapcsolatos elektronikus kommunikációt teszi lehetővé, illetve kötelezővé.

2011. július 1-jétől az ezen időpont után a helyi bíróságok előtt indult polgári perekben is alkalmazni kell az alább következő új szabályokat. Ha a szakértő az igazságügyi szakértői névjegyzék adatai alapján az elektronikus kézbesítést vállalja, a polgári perben a hivatalos és egyéb iratokat – ideértve a szakvéleményt, az előzetes munkatervet és a díjjegyzéket is – elektronikusan kézbesíti a bíróság részére és a bíróság is valamennyi hivatalos iratot elektronikusan kézbesíti a szakértőnek. A szakértő ebben az esetben nem kötelezhető arra, hogy a bírósághoz benyújtott hivatalos és egyéb iratot a felek és más perbeli személyek számára papír alapon megküldje. A bíróság kivételesen, indokolt kérelemre az elektronikus kézbesítési szabályok alkalmazása esetén is engedélyt adhat a szakértőnek a szakvélemény, vagy annak egy része papír alapú benyújtására. A bíróság papír alapon vagy egyéb adathordozón bocsátja rendelkezésre a szakértő részére a hivatalos irat mellékletét, ha annak nagy mennyisége miatt, vagy az adathordozó jellegéből adódóan a digitalizálás aránytalan nehézséggel járna vagy lehetetlen, valamint, ha a papír alapú okirat valódisága vitás.

A fél – kivéve, ha számára e törvény szerint az elektronikus kézbesítés kötelező – papír alapon vagy elektronikus adathordozón a szakértő rendelkezésére bocsáthatja a hivatalos irat mellékletét. A szakértőnek, ha az elektronikus kézbesítést vállalta és ennek technikai lehetőségei adottak, a szakvélemény részévé tett mellékleteket digitalizálnia kell. Ha a fél számára az elektronikus kézbesítés kötelező és a szakértő az elektronikus kézbesítést vállalta, a fél a mellékletet a szakértő részére elektronikusan küldi meg. Amennyiben pedig a szakértő az elektronikus kézbesítést nem vállalja, részére az iratokat papír alapon kell kézbesíteni.

Abban az esetben, ha a szakértő az elektronikus kézbesítést nem vállalta, a papír alapú szakvélemény benyújtásával együtt a szakvéleményt elektronikus adathordozón is be kell nyújtania.

A szakértő felel azért, hogy a papír alapú szakvélemény tartalma megegyezzen az elektronikus adathordozón benyújtott dokumentum tartalmával. Az adathordozót a bíróság nem köteles visszaszolgáltatni. A bíróság az elektronikus adathordozón benyújtott szakvéleményt az elektronikus kézbesítést vállaló fél számára elektronikusan kézbesíti.

A bíróságok egymás közötti és a közigazgatási szervekkel, illetve más hatóságokkal történő elektronikus kommunikációjára 2010. január 1-je és 2011. június 30-a között a következő rendelkezéseket kell alkalmazni. A bíróság a hivatalos iratait másik bíróság, közigazgatási szerv, vagy más hatóság részére elektronikus úton is kézbesíttetheti. Az elektronikus úton megkeresett másik bíróság, közigazgatási szerv, vagy hatóság a megkereső bíróságnak elektronikus úton válaszol a megkeresésre.

E szabályok 2011. június 30-át követően úgy változnak, hogy a bíróság a hivatalos iratait másik bíróság, közigazgatási szerv vagy más hatóság részére kizárólag elektronikus úton kézbesíttetheti. Az elektronikus kézbesíttetés alóli kivételt jelenti, ha a bíróság által kézbesíttetni rendelt okirat papír alapú bemutatása, megtekintése szükséges. Erre különösen akkor kerülhet sor, ha az eredetileg papír alapú bizonyítékok nagy mennyisége miatt azok digitalizálása aránytalan nehézséggel járna, vagy ha a papír alapú okirat valódisága vitás.

Sokszor előfordul, hogy jogi képviselők azt kérik, hogy a bíróság a tárgyalásról felvett jegyzőkönyvet e-mailben küldje meg számukra. Ez azonban a Büsz. keretei között ez idő szerint nem teljesíthető. A peres ügyekben készített jegyzőkönyvek nem elektronikus okiratként állnak rendelkezésre, hiszen az eljárás papír alapú. Ahhoz, hogy ezekről a papír alapú dokumentumokról elektronikus másolat készüljön, arra is szükség lenne, hogy azon a másolatkészítő elektronikus aláírást és időbélyegzőt helyezzen el, mivel azonban egyik helyi bíróságon sem, de a megyei bíróságon is csak a cégbíróságon vannak olyan dolgozók, akik erre jogosultak, ezért nem állnak fenn a feltételei annak, hogy a bíróság a papír alapú jegyzőkönyvekről elektronikus másolatot készítsen.

Fontos felhívni a figyelmet arra, hogy az elektronikus másolat adásától eltér az elektronikus tájékoztatás fogalma, amely során a bíróság egy olyan, kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentumot (praktikusan elektronikus aláírással el nem látott e-mailt) küld meg az eljárás résztvevőjének, amely az eljárás megindításának idejéről, az ügyintézési határidőről, az ügyszámról, az ügyintézőről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet.

IV.4. Tárgyaláson kívül előadott kérelmek

A Büsz. rendelkezik arról is, és ezt is az iroda feladatává teszi, hogy a fél a tárgyaláson kívül is előadhassa kérelmeit.

Ez a félfogadás sajátos, és korábban alkotmányjogi panasz tárgyát is képező formája. Ez az ügyviteli szabályozás egyszerűbb nevén a „panasznap.” A bíróságra tartozó ügyekben a szóban előterjesztett kérelmeket, például kereset, panasz, feljelentés, költségmentesség iránti kérelem stb., a bíróság elnöke által kijelölt bíró, bírósági titkár, vagy bírósági fogalmazó foglalja jegyzőkönyvbe. A jegyzőkönyvnek az ügy alapos és gyors eldöntését elősegítő valamennyi adatot tartalmaznia kell. A bíróság elnöke határozza meg, hogy hetente legalább egy munkanapon melyik az a nap, ahol a fél e kérelmeit szóban jegyzőkönyvbe mondhatja. A törvényben meghatározott ítélkezési szünetben a megyei bíróság elnöke elrendelheti, hogy a kisebb helyi bíróságok (ez a nyolc főnél kevesebb engedélyezett bírói létszámmal működő helyi bíróságra vonatkozik) helyett ezt a feladatot a megyei bíróság székhelyén működő helyi bíróság vagy más helyi bíróság lássa el. A „panasznap” intézményével kapcsolatosan az Alkotmánybíróság is állást foglalt. Előfordulhat ugyanis, hogy a „panasznapot” tartó bírónak a rá kiosztott ügyben kell tanácsot adnia, avagy különféle kérelmeket, esetleg fellebbezést jegyzőkönyvbe foglalnia.

Az Alkotmánybíróság határozatában a „panasznap” intézményét nem tartotta alkotmányellenesnek. Ha a bíróságok a konkrét eljáráson kívül az eljárás megindítása előtt, vagy befejezése után az alapvető jogok érvényesítését elősegítő tevékenységet végeznek, ez megfelel a tágabb értelemben vett igazságszolgáltatás fogalmának, ezért ez nem alkotmányellenes, ennek ellenére nem célszerű, ha a bíró tartja a „panasznapot”.

Ha a kérelmező alaptalan kérelmet kíván jegyzőkönyvbe mondani, őt a szükséges tájékoztatással el kell látni. Ha ennek ellenére ragaszkodik a kérelem jegyzőkönyvbe vételéhez, akkor ennek feltüntetése mellett a kérelmet írásba kell foglalni.

Amennyiben az ügy elintézése más bíróság hatáskörébe vagy illetékességébe tartozik, vagy a kérelem más bíróság előtt folyamatban lévő ügyre vonatkozik, akkor a kérelmet lajstromozni kell, azonban nem peres, hanem peren kívüli számra, és egy átirattal továbbítani kell az illetékes bírósághoz.

Ha a kérelem nem tartozik bírósági útra, a kérelmet nem kell jegyzőkönyvbe venni, azonban az ügyfelet tájékoztatni kell arról, hogy melyik hatóság jogosult a kérelem elintézésére. Nyilvánvalóan annak sincs akadálya, hogy az ügyfél felvilágosítását követően kérelmét jegyzőkönyvbe foglalja.

Amennyiben az ügyfél a kérelme jegyzőkönyvbe mondásakor tájékoztatást kap arról, hogy kérelme hiányos, mert a kötelezően becsatolandó mellékleteket, okiratokat nem hozta magával, úgy kérelmét – amennyiben ehhez ragaszkodik – akkor is jegyzőkönyvbe kell foglalni, azonban a jegyzőkönyvben fel kell hívni a figyelmét a hiányok pótlásának kötelezettségére és a jogkövetkezményekre is. Például házassági bontóper csak a házassági anyakönyvi kivonat becsatolásával együtt indítható. Amennyiben ez hiányzik, a bíróság hiánypótlásra hívja fel a felperest és figyelmezteti arra, hogy ennek elmulasztása esetén a keresetlevelét idézés kibocsátása nélkül elutasítja. Mindezt a figyelmeztetést már tartalmaznia kell a jegyzőkönyvnek is, azonban e figyelmeztetés természetesen nem pótolja a későbbiekben kiadandó bírói hiánypótlásra felhívó végzést.

IV.5. Jegyzőkönyvek

Az eljárási törvények is szabályozzák a jegyzőkönyv fogalmát.

A polgári eljárás szabályai szerint a tárgyalásról, a felek szóbeli meghallgatásáról, valamint a tárgyaláson kívül foganatosított egyéb meghallgatásról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jogszabály felhatalmazása alapján a bíróság a tárgyalás anyagát jegyzőkönyv helyett más módon is rögzítheti, például hangfelvétel útján. Az elnök dönt arról, hogy jegyzőkönyvvezetőt alkalmaz-e, vagy más módon rögzíti a tárgyalás anyagát.

Az eljárási törvények szerinti jegyzőkönyv kézírásos formában nem készíthető el. A tárgyalási jegyzőkönyv közokirat. A közokirat fogalma azt jelenti, hogy hitelesen tanúsítja a benne foglaltakat, amely egy törvényes vélelem, azaz a közokiratban foglaltakat az ellenkező bizonyításáig valónak kell tekinteni.

A Pp. rendelkezik arról, hogy a hangfelvétel útján készült jegyzőkönyvet 8 munkanap alatt kell elkészíteni. A hangfelvétel útján készült jegyzőkönyveket a polgári peres eljárásban úgy kell rögzíteni, hogy az ott elhangzott nyilatkozatok visszahallgatására a feleknek vagy a meghallgatott tanúknak – amennyiben kívánják – lehetőséget kell adni. Mindez azt jelenti, hogy a peres felek, illetve a meghallgatott tanúk a felvételt követően nyilatkoznak arról, hogy a meghallgatásuk visszahallgatását kívánják-e, illetőleg hogy milyen észrevételeket tesznek ezzel kapcsolatosan. Amennyiben a meghallgatásuk visszahallgatását nem kívánják, a bíróság ezt a jegyzőkönyvben rögzíti.

A büntetőeljárásban az eljárási cselekmények jegyzőkönyv helyett más módon, például képet és hangot egyidejűleg felvevő berendezéssel is rögzíthetők. Erre akkor kerülhet sor, ha az ügyész, a terhelt, a védő vagy a sértett indítványozza, feltéve, hogy az indítványt legalább három nappal a tárgyalás előtt írásban terjesztik elő, és ezzel egyidejűleg a költségeket is előlegezik. Értelemszerűen az ügyésznek költséget előlegeznie nem kell. Ha a költségek meghaladják a letétbe helyezett összeget, a különbözet előlegezésére a bíróság az indítványozót kötelezi.

Ha a bíróság a képet és hangot egyidejűleg felvevő berendezést nem tudja biztosítani, erről haladéktalanul tájékoztatja az indítványozót. Ilyenkor az indítványozó biztosíthatja a képet és hangot egyidejűleg felvevő berendezést. A bíróságnak ekkor meg kell győződnie az indítványozó által biztosított berendezés működőképességéről és arról, hogy az adathordozó más adatot nem tartalmaz. Amennyiben az indítványozó biztosította a képet és hangot egyidejűleg felvevő berendezést és az adathordozót, vagy az indítványozó ezt az indítványát visszavonja, a bíróság a letétbe helyezett összeg visszautalásáról rendelkezik.

Az ügyész és a bíróság által elrendelt, jegyzőkönyv helyett más módon való rögzítés költségeit a bíróság előlegezi és az állam viseli.

A hangfelvételnek, a kép- és hangfelvételnek, illetőleg más berendezéssel készített felvételnek tartalmaznia kell a Be. 250. § (2) és (3) bekezdésében foglaltakat.

A Be. 250. §-a rendelkezik a tárgyalási jegyzőkönyvről. A tárgyalásról és a bíróság üléséről, valamint más eljárási cselekményekről készült jegyzőkönyvet az eljárási cselekmény időpontjától számított 8 napon belül kell elkészíteni. Ha a jegyzőkönyv 8 napon belül nem készül el, akkor erről az ügyészt, a vádlottat és a védőt értesíteni kell. A több napra egy intézkedéssel kitűzött tárgyalásról egy jegyzőkönyvet, az elhalasztott, illetve büntetőügyben a félbeszakított vagy elnapolt tárgyalásról külön jegyzőkönyvet kell készíteni. Ha a jegyzőkönyv nem a tárgyaláson készült, fel kell tüntetni a jegyzőkönyv írásba foglalásának a napját, ha a tárgyalás folytatólagos vagy megismételt, ennek a jegyzőkönyvből ki kell tűnnie.

Amennyiben a tanács elnöke gyorsírót alkalmaz, ilyen esetben hivatásos gyorsírót rendel ki. A gyorsíróra a szakértőkre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

Az eljárási cselekmény megkezdésekor és befejezésekor a képet és hangot egyidejűleg felvevő berendezéssel olyan néhány másodperces felvételt kell készíteni, amelyen egyidejűleg megjelenik az eljárási cselekmény színhelyén tartózkodó valamennyi résztvevő, és a felvételt úgy kell elkészíteni, hogy az biztosítsa a kihallgatott, a terhelt vagy a tanú közvetlen figyelemmel kísérését. Pontosan fel kell tüntetni az elkészítés idejét. Amennyiben a kihallgatott vallomását a tanács elnöke mondja hangfelvételre, azon rögzíteni kell a kihallgatottnak azt a nyilatkozatát, hogy vallomását helyesen vették fel.

A gyorsírással készített feljegyzés az eljárási cselekmény során elhangzottak szó szerinti, illetőleg a cselekmény részletes leírással történő rögzítését jelenti. A gyorsírással készült feljegyzésről az eljárási cselekmény időpontjától számított 8 napon belül kell a jegyzőkönyvet elkészíteni. A bíróság hivatalból, de indítványra is elrendelheti a gyorsírással készült feljegyzésről, illetőleg a felvételről a szó szerinti jegyzőkönyv készítését. A leírást végző bírósági alkalmazott a leírás napján aláírásával igazolja, hogy a leírást a feljegyzésnek, illetve a felvételnek megfelelően készítette el.

Az eljárási cselekményről készített gyorsírói feljegyzést három évig kell őrizni. Az eljárási cselekményről készített felvételt a tárgyaláson kívül a büntetőeljárás résztvevői az ügyfélfogadási időben meghallgathatják, illetve megtekinthetik az erre kijelölt helyiségben. Biztosítani kell, hogy a felvételt illetéktelen személy ne ismerhesse meg, és annak tartalmát se változtathassa meg, ne másolhassa le.

A nyomozási bíró eljárásában a különösen védett tanú kihallgatásáról készített felvételt nem lehet sem meghallgatni, sem megtekinteni. A különösen védett tanú kihallgatásáról készült felvételt zártan kell kezelni.

Az iratmegismerési joggal rendelkező résztvevők kérhetik, hogy a bíróság az eljárási cselekményről készített felvételről átjátszás útján készítsen számukra másolatot az általuk biztosított adathordozóra. Az államtitok és a szolgálati titok megismerésére vonatkozó büntetőeljárási szabályokat megfelelően alkalmazni kell. A nyomozási bíró eljárásában a különösen védett tanú kihallgatásáról készített felvételről másolat nem adható.

A szabálysértési ügyekben az eljárási cselekményt követően 8 napon belül kell elkészíteni a jegyzőkönyvet. Ez alól a gyorsított szabálysértési eljárások képeznek kivételt. Ezekben az ügyekben a jegyzőkönyv elkészítésekor figyelemmel kell lenni arra, hogy az iratok felterjesztésének 8 napon belül kell megtörténnie.

A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni:

– az eljáró bíróságot és a bírósági ügyszámot,

– a felek nevét és perbeli állását, a per tárgyát,

– a tárgyalás helyét, idejét, kezdő és befejező időpontját,

– a bírák, a jegyzőkönyvvezető és a tolmács nevét, a jelenlévő felek nevét és perbeli állását, zárt tárgyalás esetén az erre való utalást.

A jegyzőkönyvben röviden le kell írni az eljárás menetét, az annak során történteket és mindezt úgy kell rögzíteni, hogy a jegyzőkönyv alapján meg lehessen állapítani, hogy az eljárás a törvényben meghatározott alaki követelményeknek megfelelt-e.

Lásd a következőkben a polgári peres eljárásról felvett jegyzőkönyv mintáját, hozzácsatolva a feljegyzést is, amely röviden a tárgyaláson történtek végeredményét tartalmazza. Amennyiben az ügy befejeződött, meg kell jelölni, hogy az milyen módon történt (például ítélet, egyezség, szünetelés stb.). A tárgyalás elhalasztása esetén azt kell feltüntetni a feljegyzésen, hogy a bíróság mikorra tűzött új határnapot, vagy azt a tényt, hogy határnapot hivatalból tűz. Ezt a feljegyzést a tárgyalási jegyzőkönyvhöz kell tűzni.

..................Bíróság
..P...............................

J E G Y Z Ő K Ö N Y V
nyilvánosan tartott tárgyalásról

Felperes:

.....................................................................

Alperes:

.....................................................................

A per tárgya:

Szerzői jogdíj megfizetése

A tárgyalás helye:

Budapest, …...................................tárgyaló

A tárgyalás ideje:

.....................................................................

Jelen vannak:

A bíróság részéről:

        A felek részéről:

..............................
eljáró bíró

        Felperesért:
        felperes: távol

        Alperesért:
        alperes: távol

A tárgyalás megkezdve pontosan.

A tárgyalás megnyitása után az eljáró bíró megállapítja, hogy a megidézettek szabályszerű idézés ellenére nem jelentek meg, a felperes előzetesen nem kérte a tárgyalás távollétében való megtartását.

Az eljáró bíró tájékoztatja a peres feleket, hogy a jegyzőkönyvet hangfelvétel útján rögzíti.

Az erről készült másolatot a bírósági Kezelő Irodában 8 munkanap elteltével megtekinthetik, illetve átvehetik.

V É G Z É S

Az eljárás a Pp. 137. § (1) bekezdés b) pontja alapján szünetel.

Hat hónap eltelte előtt bármelyik fél kérheti az eljárás folytatását, hat hónapi szünetelés után a per megszűnik. E határidő elmulasztása miatt igazolási kérelemnek nincs helye.

Jegyzőkönyv lezárva 15 óra 50 perckor.

k.m.f.

…............................

bíró

A kiadmány hiteléül:

..................Bíróság

...P. / /

F E L J E G Y Z É S

a 2010. év. …………………………hó …………….napján tartott tárgyalás anyagát a bíróság hangfelvételen, vagy a képet és a hangot egyidejűleg rögzítő berendezéssel rögzíti.

A felvételre vonatkozó adatok:

Befejezve szüneteléssel.

k.m.f.

…............................

bíró

A Büsz. szabályai szerint az elkészített jegyzőkönyvben semmit sem szabad a sorok közé írni. A javítás csak úgy történhet, hogy a törölt szövegrész az áthúzás után is olvasható maradjon. A kiegészítéseket és módosításokat a jegyzőkönyv szélére vagy aljára kell írni, az így szükségtelenné vált részeket pedig át kell húzni. A kiegészítéseket, javításokat a tanács elnöke és a jegyzőkönyvvezető is aláírja.

Amennyiben a bíróság a tárgyaláson ítéletet hoz, azt külön íven szövegezi meg. Ilyenkor a külön íven megszövegezett ítélet rendelkező részét, amelyet úgynevezett „kisítéletnek” hívunk, valamint az ítélet eredeti, írásba foglalt teljes példányát a tárgyalási jegyzőkönyvhöz kell hozzáfűzni.

Ha a tárgyaláson külön íven végzést hoz a bíróság, akkor ezen külön íven megszövegezett végzést kell ugyancsak a tárgyalási jegyzőkönyvhöz hozzáfűzni. Amennyiben a jegyzőkönyv több lapból áll, az egyes lapokat sorszámozással kell ellátni és össze kell fűzni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell azt is, ha a tárgyaláson valamely fél, vagy más perben érdekelt személy mellékletet csatol. A mellékletre rá kell írni az ügyszámot, a jegyzőkönyv sorszámát, a csatoló személy perbeli jogállásának vagy egyéb résztvevői minőségének megjelölésére utaló betűt, és törni kell a mellékletek I-től kezdődő folyószámával.

Ez például egy felperes által a 2. sorszámú jegyzőkönyvhöz becsatolt okirattal kapcsolatban úgy történik, hogy a bíró ráírja a becsatolt okiratra az ügyszámot, például P.20.042/2000/2., amely a jegyzőkönyv sorszáma, /F, (nagy F, mert ez a felperest jelzi) /1., nevezetesen a felperes egy okiratot csatolt.

Ha ezt követően az alperes még további két beadványt kíván a tárgyaláson benyújtani, úgy a jelzés akként alakul, hogy az ügyszámot és a sorszámot követően /A/2., /A/3.

Mindezek megtörténtének tényét a jegyzőkönyvben is fel kell tüntetni. Tehát a felperes F/1. alatt csatolja az okiratot. Az alperes A/2. , A/3. alatt csatolja beadványait.

Jegyzet alapján is készíthető jegyzőkönyv, ekkor ez nyilvánvalóan nem a tárgyaláson készül el. A jogszabály nem írja elő a jegyzet csatolását az iratokhoz, ebben az esetben a jegyzőkönyvvezető köteles a tárgyalási jegyzeteit tartalmazó minden, már betelt jegyzetfüzetet az irat kezelését végző irodának átadni.

A tárgyalási jegyzeteket az átadástól számított három évig kell az irodának megőriznie.

Ha a jogszabály az iratok összefűzését rendeli el, akkor az iratokat sorszámozás szerint, emelkedő sorszámmal össze kell rakni és a baloldali margón, a szöveg olvashatóságát megőrizve, két helyen ki kell lyukasztani, azokon zsinórt kell átvezetni, majd a fonalvégeket az irat hátulján meg kell kötni. Amikor az iratot más bírósághoz, hatósághoz küldi meg a bíróság, vagy az iratot felterjeszti, vagy irattárba helyezi, az iratokon átfűzött zsinórvégeket ragasztószalaggal le kell ragasztani és lepecsételni. Úgy kell ezt megtenni, hogy a pecsét megsérülése nélkül az irat szétszedése ne történhessen meg. Ha bármely okból az iratot szét kell szedni, akkor ennek megtörténtét az iratcsomó utolsó lapján feljegyzésben kell rögzíteni. E feljegyzésben számot kell adni arról, hogy mi volt az irat szétszedésének oka, fel kell tüntetni a szétszedés helyét, idejét, a felbontó személy nevét és beosztását, a felbontó személynek alá kell írnia ezt a feljegyzést és le kell pecsételnie az általa használt bélyegzővel.

IV.6. Felvétel készítése tárgyaláson

A Pp. 134/A. §-a alapján a nyilvános tárgyaláson a bíróság által meghatározott módon, időbeli korlátozás nélkül készíthető kép-, illetve hangfelvétel. A nyilvános tárgyaláson a bíróság tagjairól és a jegyzőkönyvvezetőről, továbbá az ügyészről a sajtó kép- és hangfelvételt készíthet.

A bíróság tagjai és az ügyész közszereplők, ezzel szemben a felekről és más perbeli személyekről, képviselőkről, tanúról, szakértőről, tolmácsról és a szemletárgy birtokosáról csak a kifejezett hozzájárulásuk esetén készíthető kép-, illetve hangfelvétel. A hozzájárulásról a bíróság tájékoztatja az érdekelteket, és a hozzájárulásuk tényét rögzíti a jegyzőkönyvben.

Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó, e feladatkörében eljáró személyről hozzájárulása nélkül ugyancsak készíthető kép-, illetve hangfelvétel.

A Be. 74/B. §-a rendelkezik a büntetőügyekben készíthető kép- és hangfelvételekről. Eszerint a bírósági tárgyalásról a nyilvánosság tájékoztatása érdekében hang- vagy képfelvételt a tanácselnök engedélyével a bírósági tárgyaláson jelenlévő személyről – a bíróság tagjain, a jegyzőkönyvvezetőn, az ügyészen és a védőn kívül – csak az érintett hozzájárulásával szabad készíteni. A tanács elnöke a tárgyalás folyamatosságának és zavartalanságának érdekében az engedélyt megtagadhatja, illetőleg a bírósági eljárás bármely szakaszában visszavonhatja.

A bíróságoknak tájékoztatási kötelezettsége is van, amelyet a sajtóról szóló 1986. évi II. törvény, ennek végrehajtásáról szóló 12/1986. (IV. 22.) MT rendelet, valamint az 1999. évi 7. OIT szabályzat szabályoz.

A sajtó részére a bíróságok tevékenységéről az OIT elnöke, az OIT Hivatalának vezetője, a bíróságok elnökei, sajtószóvivők vagy az esetileg megbízott bírák vagy igazságügyi alkalmazottak jogosultak nyilatkozni, adhatnak ki közleményeket és sajtótájékoztatót tarthatnak. Nyilvánvalóan a tájékoztatás nem terjedhet ki a bíróság előtt folyamatban lévő ügy érdemére. A Be. 74/B. § (2) bekezdése értelmében a zárt tárgyalásról, illetőleg a tárgyalásnak azon részéről, amelyről a bíróság a nyilvánosságot kizárta, a sajtó nem adhat tájékoztatást, és a sajtó részére felvilágosítás nem adható.

IV.7. Elveszett irat pótlása (rekonstruálás)

Amennyiben irat elveszett, vagy megsemmisült, azonnal jelentést kell tenni a bíróság elnökének és e körben a Pp. és a Be. szabályainak alkalmazásával kell eljárni. A polgári eljárás az elveszett, megsemmisült iratok pótlásával kapcsolatosan úgy rendelkezik, hogy az iratok pótlásáról az ügyben eljárt tanács elnöke intézkedik. Ennek érdekében elrendeli az iratok teljes vagy részleges pótlását, meghallgatja az eljárásban részt vett személyeket és különféle másolatokat szerez be. Ha az elveszett, vagy megsemmisült irat alapján hozott határozat jogerős és végrehajtható, a befejezett ügy iratainak pótlása mellőzhető, a felektől ilyen esetekben a határozat hiteles kiadmányát kell beszerezni. Az elveszett iratok pótlása akként történik tehát, hogy az ügyben eljárt bíró megkísérli az iratok rekonstruálását. Ennek alapján hívja fel a feleket a birtokukban lévő iratok másolatának becsatolására. Az iratborítón fel kell tüntetni jól látható helyen, hogy rekonstruált irat és meg kell tenni mindent, hogy az irat lehetőség szerint teljeskörűen rekonstruálható legyen.

A számítógépes szövegszerkesztés bevezetése óta ezért az ügyviteli dolgozók minden, a bíróság által szerkesztett határozatot, jegyzőkönyvet elmentenek, ily módon a bíróság tevékenysége rekonstruálható és csak a felek által benyújtott beadványokat kell a féltől beszerezni.

IV.8. Bélyegzők

A bíróság körbélyegzője közepén a Magyar Köztársaság címere látható, körben a bíróságnak a megjelölése, és ha annak elnevezéséből a székhelye nem állapítható meg, a székhelyének a megjelölése is megtalálható.

Például: középütt a Magyar Köztársaság címere, körben Váci Városi Bíróság, vagy középütt a Magyar Köztársaság címere, körben Fejér Megyei Bíróság Székesfehérvár.

Az azonos szövegű bélyegzőket és lajstrombélyegzőket a lenyomatukon is látható sorszámmal kell ellátni, ez értelemszerűen igazodik az eljáró tanácsok számához, illetőleg az irodák megjelöléséhez. Amennyiben a bélyegző elveszik, úgy a bíróság elnöke részére ezt haladéktalanul jelenteni kell. A körbélyegző és lajstrombélyegző elvesztése és érvénytelenítése tényének a Bírósági Közlönyben való közzétételéről a bíróság elnöke gondoskodik.

Ennek megfelelően a munkaidő végeztével gondoskodni kell arról, hogy a körbélyegzőket és a lajstrombélyegzőket a dolgozók elzárják akként, hogy az idegen személyek számára ne legyen hozzáférhető. Ezekről a körbélyegzőkről olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy melyik sorszámú bélyegzőt mely időponttól, ki jogosult használni, illetőleg meddig volt jogosult használni.

IV.9. Nyomtatványok

A leggyakrabban előforduló intézkedések megtételére a bíróságokon nyomtatványokat használnak, amelyeket az OIT országos jelleggel, a Legfelsőbb Bíróság és az ítélőtábla elnöke a vezetése alatt álló bíróságok részére, a megyei bíróság elnöke a megyei bíróság és a területén működő helyi bíróság részére rendszeresít.

A nyomtatványok használata azért célszerű, mert egységesen tartalmazza a jogkövetkezményekre történő felhívást, egységesen áttekinthető, és a leggyakrabban előforduló intézkedések megtételére, illetőleg azok teljesítésére átlátható módon alkalmas. Ilyen nyomtatványok például országos jelleggel a tárgyalásra szóló idézések, a tárgyalási jegyzék, a tárgyalás elhalasztásáról szóló értesítés, a fél személyes megjelenésre kötelezése. Ezeket a nyomtatványokat országosan az OIT Hivatala által elrendelt módon és formában tartják nyilván, azonban, ahogy fentebb már jeleztük, a megyei bíróság vagy az ítélőtábla, illetve a Legfelsőbb Bíróság elnöke elrendelheti a területén lévő bíróságok részére, illetve az alárendelt bíróság számára az egységes nyomtatványok használatát. Az ilyen, itt rendszeresített nyomtatványokat a bíróság elnöke által kijelölt személy tartja nyilván.

Példaképpen lássuk néhány gyakori, valamennyi bíróságon használatos nyomtatvány mintáját.

102. számú nyomtatvány

Idézés a per első tárgyalására

…................................... Bíróság

…....................................... szám

A beadványokban erre a számra kell hivatkozni. Ezt az idéző végzést a megjelenéskor fel kell mutatni.

Idéző végzés

….......................................

felperesnek

….......................................

alperes ellen,

….......................................

iránt indított perében

a bíróság a hátoldalon ismertetett törvényes következmények terhével felhívja a feleket, hogy

…................. napján d.u. …...... percre

a bíróságon, Budapest, ........................................................... ajtószám alatt a per első tárgyalására jelenjenek meg. Ha nem személyesen jelennek meg, csak az 1952. évi III. törvény 67. §-ában megjelölt meghatalmazottal képviseltethetik ma-gukat. Az ügyre vonatkozó okirataikat a tárgyalásra hozzák magukkal.

Az alperesnek a keresetre ............... nap alatt/legkésőbb a tárgyaláson nyilatkoznia kell és elő kell adnia a védekezésének alapjául szolgáló tényeket és ezek bizonyítékait. Az ügyre vonatkozó okiratait pedig be is kell mutatnia. Nyilatkozatát ennél a bíróságnál már a kitűzött határnap előtt is benyújthatja, továbbá ennél a bíróságnál, illetve a lakóhelye vagy a munkahelye szerint illetékes helyi bíróság előtt ............... félfogadási időben jegyzőkönyvbe mondhatja (1952. évi III. tv. 94. és 126. §-a).

Budapest, .......... év, ..... hó ..... napján

A kiadmány hiteléül:

.............................

tisztviselő

.............................

bíró

105. számú idéző végzés

A tanú, szakértő részére kiadandó idézés

...................... Bíróság

…........................... szám

A beadványokban erre a számra kell hivatkozni.

Ezt az idéző végzést a megjelenéskor fel kell mutatni.

VÉGZÉS

…...................................

felperesnek

…...................................

alperes ellen,

…...................................

iránt indított perében

a bíróság felhívja, hogy

…................ napján d.e. ..........órára

a bíróságon, ...................................................................... alatt

tanúként/szakértőként jelenjék meg. Ha nem jelenik meg és elmaradását alapos okkal előzetesen nem menti ki, a bíróság az elmaradásával okozott költségek megtérítésére kötelezi, s egyben sújthatja, egyúttal elővezetését is elrendelheti, amelynek költségét is meg kell térítenie.

Ha a fegyveres erők vagy a rendvédelmi szervek tagjával szemben kellene pénzbírságot alkalmazni, vagy elővezetését kellene elrendelni, a fegyelmi eljárás lefolytatása végett a bíróság a tanú, illetőleg a szakértő elöljárójához fordul.

Felhívja a bíróság a tanút, hogy a személyi igazolványát és a perre vonatkozó feljegyzéseit, iratait vagy a bizonyításnál felhasználható egyéb tárgyait hozza magával (1952. évi III. tv. 168. és 185. §-a).

Budapest, ..................... napján

A kiadmány hiteléül:

.........................................

tisztviselő–ügykezelő

.............................

bíró

Toldat:

Tanúkénti idéző végzés büntetőügyekben

….................. Bíróság/Ítélőtábla

.......................................... szám

Idézés büntetőügyben

A csalás miatt X.Y. ellen indított büntetőügyben a bíróság/ítélőtábla a hivatalos helyiségébe ..................... utca/tér ........ házszám ........ emelet ........... ajtószám)

20        évi        hó        napján        órára

kitűzött tárgyalásra tanúként megidézi.

A tárgyalás várható időtartama: ............. óra.

A személyazonosságát és lakcímét tanúsító igazolványát, valamint a bizonyításnál felhasználható feljegyzéseit, iratait és egyéb tárgyait hozza magával.

A tanú érdekében meghatalmazott ügyvéd eljárhat, de ez a megjelenését nem pótolja.

A bíróság figyelmezteti, hogy ha az idézésben meghatározott helyen és időben nem jelenik meg és ezt előzetesen, mihelyt az akadály a tudomására jut, haladéktalanul vagy az akadály megszűnése után nyomban alapos okkal nem igazolja, illetve engedély nélkül eltávozik, vagy önhibájából olyan állapotban jelenik meg, hogy nem hallgatható ki, elővezetése rendelhető el, melynek költségét, kilométerenként kétszáz Ft-ot, de legkevesebb háromezerkétszáz forintot meg kell fizetnie, vagy ezer forinttól kétszázezer forintig, különösen súlyos vagy ismételt esetben ötszázezer forintig terjedő rendbírsággal sújtható és kötelezhető az okozott költség megtérítésére. [Be. 69. § (1) bek. b) pont, (2)–(3) bek., 161. § (1) bek., 162. § (7) bek.]

Ha a tárgyalást önhibáján kívül mulasztotta el, a tárgyalás napjától számított nyolc napon belül igazolási kérelmet terjeszthet elő. [Be. 65. § (2) bek.]

Kérelmére a megjelenésével kapcsolatban felmerült költséget (útiköltség, nyolc órán túl ellátási költség) az 1/1969. (I. 8.) IM rendeletben meghatározott esetben és mértékben a bíróság a tárgyaláson megállapítja és megtéríti.

..........................., 20...... év, ..... hó ..... napján

......................

s.k.

a tanács elnöke – bíró

A kiadmány hiteléül:

......................

tisztviselő – írnok

Szakértő idézés büntetőügyekben

…..........Bíróság / Ítélőtábla

................................... szám

A beadványokban erre a számra kell hivatkozni.

Szakértői ügykönyvszám:

Idézés büntetőügyben

A csalás miatt XY ellen indított büntetőügyben a bíróság / ítélőtábla a hivatalos helyiségébe (...................... utca ........... házszám ........ emelet ........... ajtószám)

20        évi        hó        napján        órára

kitűzött tárgyalásra szakértőként / tolmácsként * megidézi.

A tárgyalás várható időtartama: óra.

A bíróság figyelmezteti, hogy azzal szemben, aki az idézésben meghatározott helyen és időben nem jelenik meg és ezt előzetesen, mihelyt az akadály a tudomására jut, haladéktalanul vagy az akadály megszűnése után nyomban alapos okkal nem igazolja, illetve engedély nélkül eltávozik, vagy önhibájából olyan állapotban jelenik meg, hogy az eljárási kötelezettségeit nem képes teljesíteni, ezer forinttól kétszázezer forintig, különösen súlyos vagy ismételt esetben ötszázezer forintig terjedő rendbírsággal sújtható és kötelezhető az okozott költség megtérítésére. [Be. 69. § (1) bek. c) pont, (2)–(3) bek., 161. § (1) bek.]

Ha a határnapot önhibáján kívül mulasztotta el, a határnaptól számított nyolc napon belül igazolási kérelmet terjeszthet elő. [Be. 65. § (2) bek.]

Más helységből történő utazás esetén a szakértő részére a saját személygépkocsi költségét a bíróság/ítélőtábla csak akkor téríti meg, ha a személygépkocsi igénybevételéhez a bíróság/ítélőtábla előzetesen hozzájárult.

..........................., 20...... év, ..... hó ..... napján

...........................

s.k.

a tanács elnöke – bíró

A kiadmány hiteléül:

............................................

   tisztviselő – írnok

* a nem kívánt rész törlendő

Az előzőekben bemutatott nyomtatványokat értelemszerűen kell kitölteni, a bíróság megjelölése, ügyszáma, felek neve, az ügy tárgya és a helyszín, valamint az időpont megjelölésével. Nemegyszer a toldat rovatba kerül a bíró felhívása például arról, hogy a tanú hozzon magával egy, a birtokában lévő okiratot a tárgyalásra.

IV.10. A perkönyv

A bíróra (tanácsra) kiosztott ügyekről az eljáró bíró vagy az általa megbízott személy, nevezetesen a hozzá beosztott bírósági fogalmazó vagy igazságügyi alkalmazott perkönyvet vezet.

A perkönyvbe az év elejétől kezdődően, folyamatosan vezetett folyószámot, az ügyszámot, a felek vagy a vádlott nevét, az ügy tárgyának rövid megjelölését, az iratok első bemutatásának időpontját kell bejegyezni, és az intézkedések rovatban meg kell jelölni a tárgyalási határnapokat, illetőleg röviden utalni kell arra, hogy az ügy éppen hol található, például szakértőnél X időpontig, vagy scontróban X időpontig. Az ügy befejezésének időpontját be kell jegyezni, és azt is, hogy az eljárás milyen módon fejeződött be. Amennyiben az ügy befejeződött, az adott ügyre vonatkozó rovatot úgy kell áthúzni, hogy valamennyi bejegyzés olvasható maradjon. Ha a perkönyvet elektronikusan vezetik, az eredeti bejegyzéseket megőrizve a teljes rovatot törölve jelzéssel kell ellátni, feltüntetve a törlés időpontját is.

Amennyiben az adott bíróság elnöke – és ezen a megyei (fővárosi) bíróság elnökét kell érteni – úgy dönt, a perkönyv vezetése mellőzhető, ha az ügyek lajstromozása számítógépes úton történik, és a perkönyvben nyilvántartható adatok abból program szerint bármikor előállíthatók.

Ugyancsak példaként álljon itt egy perkönyvből vett oldal, amelyből megállapítható, hogy abban az évben ez hányadik az adott bírói tanácsra osztott ügyek közül, mi az ügy száma, mi a felek neve, mi az ügy tárgya, az iratban milyen intézkedések történtek és az ügy befejeződött-e már, avagy még folyamatban van.

Folyó szám:

Ügyszám:

Az iratok első bemutatásának időpontja:

A felek (terhelt) neve:

Az ügy tárgya:

Intézkedések:

Az ügy befejezésének időpontja:

140.

20201/08.

VI. 2.

K. F. K. F.-né

házasság felbontása

Hn. XI. 2. Szé.XI.30. Hn.XII. 5.

Bef. XII. 5. ítélet

141.

20205/08.

VI. 3.

N. J.-né N. J.

ingó kiadása

Hn. IX. 10. Sc. X. 5. Hn. XI. 1.

Az iratborítón az úgynevezett „kis lajstromszámot”, amely azonos a perkönyv folyószámával, célszerű feltüntetni, így az adott bírói tanács, illetve eljáró bíró az ügyirat kezelésénél könnyebben tudja azonosítani az egyes ügyeket. Így például az irat sarkán feltüntethetjük, hogy az adott irat a 26/2009-es, nevezetesen tehát a perkönyvben a 26. sorszámnál kell keresni, ahelyett, hogy a teljes ügyszámot kellene azonosítani.

IV.11. A tárgyalási napló

Mind a tárgyalások, mind az egyes ülések nyilvántartására az OIT által jóváhagyott rovatokat tartalmazó naplót kell vezetni.

A tárgyalási napló rovatait a tanács elnöke, illetőleg az eljáró bíró tölti ki, ugyancsak minden év elejétől folyamatosan, bejegyezve

– a tárgyalási nap sorszámát,

– a tárgyalási napot (dátum szerint),

– a kitűzött ügyek sorszámát,

– az órát,

– az ügyszámot,

– az irat érkezésének időpontját,

– a felek nevét,

– az ügy tárgyát,

– a kitűzött időpontot, valamint

– a megidézettek számát.

Meg kell jelölni azt is, hogy a tárgyaláson az ügyet a bíró befejezte-e, ha igen, azt milyen módon, illetőleg, amennyiben a tárgyalást elhalasztotta, úgy a halasztás milyen okból történt (nevezetesen bizonyítás elrendelése, avagy egyéb ok, például idézés szabályszerűtlensége miatt).

Az eljárás befejezésével egyidejűleg meg kell jelölni a befejezett ügy tartamát is, nevezetesen, hogy az érkezéstől számítva a befejezéséig összesen mennyi idő telt el.

A tárgyalt ügyeket és a tárgyalás eredményére, befejezésére vonatkozó adatokat az év elejétől kezdve folytatólagosan, oldalanként folyamatosan összegezni kell. A tárgyalási naplóból ki kell tűnnie a tárgyalási napok és a tárgyalt ügyek számának is, ezt ugyancsak év elejétől az év végéig folyamatosan kell vezetni. Ki kell tűnnie annak is, hogy azon a tárgyalási napon az utolsó tárgyalás mikor fejeződött be.

A másodfokú bíróság tárgyalási naplója a statisztikai adatszolgáltatáshoz szükséges mértékben azt is kell hogy tartalmazza, hogy a másodfokú bíróság határozata mennyiben érintette az elsőfokú határozatot, illetve az eljárást milyen más módon fejezte be. Nevezetesen az elsőfokú bíróság ítéletének helybenhagyásával, részbeni megváltoztatásával, vagy teljes megváltoztatásával zárult; ezekben az esetekben a másodfokú bíróság ítéletet hozott-e, illetőleg amennyiben hatályon kívül helyező végzés született, úgy a hatályon kívül helyezés tényét kell feltüntetni. Amennyiben a másodfokú bíróság más módon fejezi be az ügyet (például a per tárgyának felfüggesztésével, avagy félbeszakadással) úgy ezt a tényt is külön fel kell tüntetni.

Vannak úgynevezett tárgyaláson kívül befejezett ügyek, amelyek befejezését a tárgyalási naplóba a tárgyalásra kitűzött ügyek után, sorszámozás nélkül kell bejegyezni. Ezek feltüntetésére a tárgyalási napló tartalmaz rovatokat. A tárgyalási napló külön feltünteti a tárgyaláson kívül és a tárgyaláson befejezett ügyeket, illetőleg a befejezett ügyek időtartamát, ennél fogva az eljáró bírónak a tárgyalt ügyek után sorszámozás nélkül fel kell tüntetnie a tárgyaláson kívül befejezett ügyeket és a megfelelő rovatba kell egy jelzést tennie.

IV.12. A tárgyalási jegyzék

A tárgyalási napra kitűzött ügyekről bíránként (tanácsonként) tárgyalási jegyzék készül.

A tárgyalási jegyzék célja egyrészt az ügyfelek tájékoztatása az aznapra a tanács, illetve bíró elé kitűzött ügyekről, illetve az ügyek tárgyalási időpontjáról, másrészről pedig az iroda felé tájékoztatás és nyilvántartás a tárgyaláson történtekről.

A tárgyalási jegyzéken meg kell jelölni a kitűzött ügyek sorszámát, az ügyszámot, a felek nevét, az ügy tárgyát, a tárgyalás időpontját, az esetleges ügyészségi ügyszámot és a tárgyalás helyét.

Ez praktikusan úgy történik, hogy a tárgyalási jegyzék feltünteti, hogy XY bíró vagy tanácsa elé kitűzött ügyek 2009. november 22. napjára az alábbiak:

6. P. Tanács

......…..................................

2010. ….....................napja

I. em. 112. számú tárgyaló

TÁRGYALÁSI JEGYZÉK

Idő:

Ügyszám:

Felperes/Alperes

Idézettek

Per tárgya

9,00

6.P........./2009.

– Varga Béla

– Vargáné Szabó Ágnes

4 fő

tulajdonjog megállapítása

11,00

6.P........./2009.

– Nagy László

– Nagy Lászlóné

3 fő

házastársi közös vagyon megosztása

13,30

6.P........./2008.

– Balla Zoltán

– Fővárosi Bíróság

2 fő

kártérítés

15,30

6.P........./2009.

– Molnár Katalin

– Szabó Krisztina és társai

5 fő

közös tulajdon

megszüntetése

Amennyiben több felperes vagy alperes szerepel az ügyben, vagy több terhelt, feljelentő, vagy eljárás alá vont személy van, elegendő az első helyen megnevezett nevét és társainak számát feltüntetni: például Szabó Gyula és 3 társa felpereseknek Nagy János és 11 társa alperesek ellen, vagy például: Kovács Géza és 4 társa elleni büntetőügyben stb.

A büntetőtanács tárgyalási jegyzékén azt is fel kell tüntetni, hogy a tanács a kitűzött ügyben tárgyalást vagy nyilvános ülést tart-e. A tárgyalási jegyzék egy példányát a tárgyalások megkezdése előtt a tárgyalóterem ajtajára ki kell függeszteni. A büntetőeljárásban a tárgyalási jegyzéket három, más eljárásokban két példányban kell a tárgyalást megelőzően rendszerint 10 munkanappal korábban elkészíteni.

A tárgyalási jegyzéket el kell juttatni az irodavezetőhöz, aki azt aláírásával és a bíróság körbélyegzőjével látja el.

A tárgyalási jegyzék egyik példányát a büntetőügyben az irodavezető legkésőbb a tárgyalást egy héttel megelőzően megküldi az illetékes ügyészségnek, amennyiben pedig ezt követően ugyanerre a határnapra újabb ügyet tűz a bíró, úgy a kitűzött további ügyekről az ügyészséget megfelelő időben, úgynevezett pótjegyzékkel kell értesíteni. Az eljáró bíró, illetve a tanács elnökének feladata, hogy a tárgyalási nap befejezése után nyomban a tárgyalási jegyzéken az eredmény megjelölésére szolgáló rovatot kitöltse, megjelölve, hogy az ügyet befejezte-e, vagy elhalasztotta. Ha befejezte, azt milyen módon fejezte be, majd aláírja és az irodának átadja.

Amennyiben büntetőügyben a bíróság a nyilvános ülésen az ügyet tárgyalásra utalta és a tárgyalást nyomban meg is tartotta, a tárgyalási jegyzéken az ügyet tárgyalási ügyként kell jelölni. A tárgyalási jegyzéken a tárgyaláson kívül elintézett ügyeket és azok eredményét is fel kell tüntetni, ennél fogva a tárgyalási jegyzéknek és a tárgyalási naplónak az adott napra vonatkozó részének egyeznie kell: a tárgyalási jegyzéknek gyakorlatilag mindazon adatokat tartalmaznia kell, mint amit a tárgyalási napló tartalmaz. Az iroda a jegyzék alapján a lajstromban feltünteti az ügy befejezésének módját és időpontját.

IV.13. A bíróságok által vezetett nyilvántartások

IV.13.1. Az általános meghatalmazások jegyzéke

Gyakran előfordul, hogy egy-egy ügyvéd vagy ügyvédi iroda állandó megbízással rendelkezik, például egy cégtől, intézménytől stb. Ilyen esetben szükségtelen, hogy minden esetben külön meghatalmazást csatoljon, hanem célszerű felvétetni magát az általános meghatalmazások jegyzékébe.

A bejelentett általános meghatalmazásokról a polgári vagy a peren kívüli iroda bekötött, lapszámozással ellátott, hitelesített névjegyzéket vezet. A jegyzéket év elején kell megkezdeni, és minden év utolsó napján le kell zárni. A jegyzékbe az iroda csak bírói rendelkezés alapján tehet bejegyzést. A névjegyzéket elektronikus úton is lehet vezetni. Erről a jegyzékről bárkinek felvilágosítás adható. A bejelentett általános meghatalmazásokat értelemszerűen érkezésük sorrendjében kell a jegyzékbe bevezetni, és a jegyzék sorszámát a bejelentés eredeti példányára fel kell jegyezni. Amennyiben a meghatalmazást a meghatalmazó visszavonja, a bejegyzést át kell húzni és a visszavonás tényét a bejegyzés mellett fel kell tüntetni.

Az általános meghatalmazás visszavonása esetén, amennyiben a nyilvántartás elektronikus úton történik, a bejegyzést – megőrizve az eredeti bejegyzést – „törölve” jelzéssel kell ellátni és fel kell tüntetni annak időpontját is.

Az az ügyvéd vagy ügyvédi iroda, akit az általános meghatalmazások jegyzékébe felvettek, az adott ügyben elegendő, ha csupán a beadványán utal arra, hogy az általános meghatalmazások jegyzékében milyen sorszám alatt szerepel, és nem kell külön ügyvédi meghatalmazást csatolnia.

IV.13.2. A gondnokoltak névjegyzéke

A gondnokság alá helyezettekről készült névjegyzék ismertetése előtt szükséges néhány szót szólni arról, hogy a Polgári törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (a továbbiakban: Ptk.) rendezi a cselekvőképesség fogalmát, illetőleg szabályozza a cselekvőképesség gondnokság alá helyezéssel történő korlátozását és kizárását. Ennek eljárási szabályairól szól a Pp.

A Ptk. 11. § szerint cselekvőképes mindenki, akinek cselekvőképességét a törvény nem korlátozza vagy nem zárja ki. Aki cselekvőképes, maga köthet szerződést, vagy tehet más jognyilatkozatot. A cselekvőképtelen személy jognyilatkozata semmis, nevében a törvényes képviselője jár el, a korlátozottan cselekvőképes személy bizonyos körben önállóan is tehet érvényes jognyilatkozatot.

A törvény ismeri a kiskorúság miatti korlátozott cselekvőképességet, illetve cselekvőképtelenséget. Kiskorú az, aki a 18. életévét még nem töltötte be, kivéve, ha házasságot kötött. A házasságkötés nem jár a nagykorúság megszerzésével, ha a házasságot a bíróság a cselekvőképesség hiánya, vagy a kiskorúság miatt szükséges gyámhatósági engedély hiánya miatt nyilvánította érvénytelennek. Cselekvőképtelen az a kiskorú, aki a 14. életévét nem töltötte be, korlátozottan cselekvőképes az a kiskorú, aki a 14. életévét már betöltötte és nem cselekvőképtelen. Cselekvőképtelen az a 14. életévét már betöltött kiskorú is, akit a bíróság cselekvőképességet kizáró gondnokság alá helyezett.

A törvény másrészt rendelkezik a nagykorú cselekvőképességének korlátozásáról, illetve kizárásáról is, amely minden esetben bírósági döntésen alapul, és gondnokság alá helyezéssel jár együtt.

A Ptk. 14. § (1) bekezdése értelmében korlátozottan cselekvőképes az a nagykorú, akit a bíróság ilyen hatállyal gondnokság alá helyezett. A gondnokság alá helyezést a nagykorú személy házastársa, bejegyzett élettársa, egyenesági rokona, testvére, a gyámhatóság és az ügyész kérheti.

Cselekvőképességet korlátozó gondnokság alá a bíróság azt a nagykorú személyt helyezi, akinek az ügyei viteléhez szükséges belátási képessége – pszichés állapota, szellemi fogyatkozása vagy szenvedélybetegsége miatt – általános jelleggel, illetve egyes ügycsoportok vonatkozásában tartósan, vagy időszakonként visszatérően nagymértékben csökkent. Ha a belátási képesség korlátozottsága csak részleges, a gondnokolt minden olyan ügyben önállóan érvényes jognyilatkozatot tehet, amely ügycsoport tekintetében a bíróság a cselekvőképességet korlátozó ítéletében a gondnokolt cselekvőképességét nem korlátozza. A törvény rendelkezik arról, hogy különösen mely ügycsoportok tekintetében korlátozhatja a bíróság a gondnokság alá helyezett személy teljes cselekvőképességét. Nem sorolja fel tehát taxatíve, hanem csak példálózó felsorolást ad, amelyek egyúttal a leggyakrabban előforduló ügycsoportok. Ezek a következők:

– 1. társadalombiztosítási, szociális és munkanélküli ellátás igénylése, illetve az azzal, valamint a munkaviszonyból és munkaviszony jellegű jogviszonyból származó jövedelme 50%-a fölötti meghaladó részével való rendelkezés,

– 2. ingó- és ingatlanvagyonnal kapcsolatos rendelkezési jog,

– 3. családjogi jognyilatkozatok megtétele,

– 4. tartási kötelezettséggel kapcsolatos vagyoni döntés meghozatala,

– 5. lakásbérlettel kapcsolatos jognyilatkozat megtétele,

– 6. örökösödési ügyek,

– 7. bentlakásos szociális intézetben történő elhelyezéssel kapcsolatos jognyilatkozatok,

– 8. egészségügyi ellátással összefüggő jogok gyakorlása,

– 9. tartózkodási hely meghatározása.

A korlátozottan cselekvőképes személy jognyilatkozata általános jelleggel, illetve a bíróság ítéletében meghatározott ügycsoportok tekintetében csak akkor érvényes, ha azt a gondnok a beleegyezésével vagy utólagos jóváhagyással tette.

A Ptk. 15. §-a határozza meg, hogy mely nagykorú személy cselekvőképtelen. Eszerint cselekvőképtelen az a nagykorú, akit a bíróság cselekvőképességet kizáró gondnokság alá helyezett. A cselekvőképességet kizáró gondnokság alá a bíróság azt a nagykorú személyt helyezi, akinek ügyei viteléhez szükséges belátási képessége – pszichés állapota, vagy szellemi fogyatkozása miatt – tartósan, teljes mértékben hiányzik. A cselekvőképtelen személy jognyilatkozata semmis, nevében gondnoka jár el.

Az új Ptk. 2010. május 1-jétől hatályos szabályai a fent bemutatott, a könyv szerkesztésének időpontjában hatályos szabályozást részben felülírják, de a gondnokság alá helyezés jogkövetkezményei, illetve a gondnokoltak nyilvántartásának jelentősége és az ehhez kapcsolódó ügyviteli szabályok lényegében változatlanok maradnak.

A Pp. a különös részben, a XIX. fejezetben szabályozza a gondnokság alá helyezés eljárásjogi szabályait. A Pp. szabályai szerint a gondnokság alá helyezés hatálya a gondnokság alá helyezésről rendelkező ítélet jogerőre emelkedését követő napon kezdődik, és az ítélet mindenkivel szemben hatályos. A bíróságnak az ítélet jogerejének megállapítása után még számos dologról kell intézkednie. Így az alperes gondnokság alá helyezését elrendelő jogerős ítéletet a gondnok kirendelése és az esetleg szükséges egyéb intézkedések megtétele végett közölni kell a gyámhatósággal. Ha az alperesnek ingatlanvagyona van, vagy az ingatlanon haszonélvezeti joga áll fenn, az elsőfokú bíróság hivatalból intézkedik a gondnokság alá helyezésnek az ingatlan-nyilvántartásba való feljegyzése iránt. Végül pedig a gondnokság alá helyezés tényét be kell vezetni a gondnokoltakról vezetett névjegyzékbe.

A Pp. szerint a cselekvőképességet korlátozó gondnokság alá helyezés esetén a névjegyzékben fel kell tüntetni, ha a bíróság csak egyes ügycsoportok tekintetében korlátozta a gondnokság alá helyezett személy cselekvőképességét. Ha az ítélet erről rendelkezik, a névjegyzéknek tartalmaznia kell a gondnokság alá helyezés felülvizsgálatának bíróság által megállapított időpontját is. A Pp. szabályozza azt is, hogy a bíróság a gondnokság alá helyezettek névjegyzékének adatairól számítógépes nyilvántartást vezet. Az országosan összekapcsolt számítógépes közhiteles nyilvántartást az Országos Igazságszolgáltatási Tanács Hivatala kezeli. A hivatal jogszabályban meghatározott költségtérítés ellenében az országos névjegyzék adatairól felvilágosítást ad. A névjegyzék adatairól csak azok kaphatnak felvilágosítást, akik az ehhez fűződő jogi érdeküket igazolják. Az adatszolgáltatás tényét a számítógépes rendszerben olyan módon kell rögzíteni, hogy az adatszolgáltatás időpontja, jogcíme és az adatkérő személye megállapítható maradjon. A jogellenes adatkérés, illetve adatfelhasználás jogkövetkezményeit a felvilágosítást kérő viseli.

A gondnokoltak névjegyzékével kapcsolatos ügyviteli szabályokat a Büsz. tartalmazza.

A helyi bíróságokon korábban kézi nyilvántartást vezettek a gondnokoltak névjegyzékéről, ma már ez elektronikus nyilvántartást jelent, amely össze van kapcsolva az OIT által vezetett országos névjegyzékkel. E jegyzék tartalmazza a gondnokoltak adatait, a gondnokság alá helyezés kezdő időpontját, illetve azt, hogy milyen fajta gondnokság alá van helyezve a gondnokolt (azaz, hogy cselekvőképességet kizáró vagy korlátozó gondnokság alá helyezték-e), az ügy számát és a jogerős ítélet keltét.

Ha a gondnokság alá helyezést módosító vagy megszüntető határozatot nem a gondnokság alá helyezést elrendelő bíróság hozta, a jogerős határozatot hozó bíróság – ezt nevezzük átvevő bíróságnak – megkeresi a gondnokság alá helyezést nyilvántartó átadó bíróságot a névjegyzékben szereplő adatok átadása érdekében. Az átadó bíróság a névjegyzékben szereplő adatokat a módosításról vagy megszüntetésről első fokon rendelkező helyi bíróság részére elektronikus úton továbbítja, egyidejűleg azokat az átadás időpontjában lezárja és „Átadás miatt törölve” jelzéssel látja el. Ettől az időponttól kezdve a névjegyzék átadott adatából ez a helyi bíróság jogosult felvilágosítást adni.

A gondnokság alá helyezésről szóló jogerős ítéletet hozó bíróság a gondnokoltakra vonatkozó meghatározott adatokat haladéktalanul bejegyzi a perben első fokon eljárt bíróság által a gondnokoltakról vezetett számítógépes névjegyzékbe és az Országos Igazságszolgáltatási Tanács Hivatalánál vezetett országos névjegyzékbe. A névjegyzéket naptári évenként, sorszám szerint kell vezetni. A bejegyzést a gondnokoltak névjegyzékébe a jogerős határozatot hozó bíró utasítására a kezelőiroda végzi el. Ha nem első fokon emelkedik jogerőre az ítélet, a bejegyzést a helyi bíróság névjegyzékébe a másodfokú bíróság teszi meg. A felülvizsgálati eljárásban vagy perújítás során pedig az eljárt bíróság köteles erről gondoskodni.

A gondnokoltakra vonatkozó nyilvántartásnak, amelyet az OIT Hivatal országosan vezet, azonosnak kell lennie a bíróságon vezetett gondnokoltak névjegyzékében szereplő adatokkal. Ezeket az adatokat eleve a jogerős bírósági ítélet is tartalmazza. Ilyen adatok:

– a gondnokság alá helyezett neve, születési neve, születési helye, ideje, anyja neve;

– a gondnokság alá helyezési perben eljárt bíróság, másodfokú bíróság megnevezése, ügyszáma;

– a határozat jogerőre emelkedésének napja.

Ugyanezen rendelkezéseket kell alkalmazni akkor is, ha az adatokban a gondnokság alá helyezés felülvizsgálata vagy módosítása következtében változás áll be. Amennyiben a gondnokság alá helyezést a bíróság megszünteti, a gondnokság alá helyezés megszűnésének időpontját, és ha ez a gondnokolt halála miatt bekövetkező megszűnés, akkor a halál időpontját kell bevezetni a bíróságnak a gondnokoltak bíróság által vezetett névjegyzékébe és gondoskodni kell arról, hogy ez a gondnokoltak országos névjegyzékébe is bekerüljön. A korábban hatályos adatok megszűnésének időpontját fel kell tüntetni.

Abban az esetben, ha a felülvizsgálati eljárásban vagy perújítási eljárás során a gondnokság alá helyezésre vonatkozó jogerős ítéletet hatályon kívül helyezi a bíróság, a gondnokolttal és a gondnokság alá helyezés tényével kapcsolatos adatokat a névjegyzékből törölni kell oly módon, hogy az felismerhetetlen legyen, figyelemmel a személyiségi jogok védelmére.

A gondnokság alá helyezettek nyilvántartása és az országosan összekapcsolt rendszer azért igen fontos, mert ily módon lehetséges hitelesen tudakozódni valamely nagykorú személy cselekvőképességéről, ami nyilvánvalóan a jogbiztonságot erősíti, hiszen – amint azt már az előzőekben kifejtettük – a cselekvőképtelen személy jognyilatkozatai semmisek, ennél fogva például egy szerződő fél egy ingatlan megvásárlása esetén tájékozódhat arról, hogy az eladó nincs-e a cselekvőképességet kizáró vagy korlátozó gondnokság alá helyezve. Ez a szerződéskötés biztonságát nagyban elősegíti.

Mivel a gondnokoltak országos névjegyzékéből csak az kérhet felvilágosítást, akinek ehhez jogi érdeke fűződik, ezért meg kell jelölni azt a jogügyletet vagy egyéb okot, amely ezt az érdeket megalapozza. A jogi érdeket okirattal is lehet valószínűsíteni, ekkor ezt a kérelemhez mellékelni kell. Az OIT Hivatalánál ez a felvilágosítás személyesen vagy postai úton kérhető.

IV.13.3. A választott bírósági határozatok jegyzéke

A választott bírósági határozatokat a Fővárosi Bíróságon kell letétbe helyezni. Ezekről a letétbe helyezett határozatkiadmányokról lapszámozással ellátott, hitelesített könyvben jegyzéket vezetnek. A jegyzéket az év utolsó munkanapján le kell zárni. A polgári iroda érkezésük sorrendjében vezeti be a jegyzékbe a határozatokat, és ezekről egyéb bejegyzést az iroda csak bírói rendelkezés alapján tehet. A határozat letétbe helyezett kiadmányán a bíróság feltünteti a bíróság nevét, az érkezés évét, hónapját és napját, a jegyzék folyószámát és ellátja a bíróság körbélyegzőjének lenyomatával. Célszerű, ámbár nem kötelező, hogy a jegyzékbe foglalt határozatokról betűsoros névmutató is készüljön, ez nyilvánvalóan az azonosítást, illetve a gyorsabb keresést segíti.

Ezeket a letétbe helyezett határozatkiadmányokat külön iratcsomóban kell kezelni, az egyéb iratoktól elkülönítve, hiszen nyilvánvalóan ezen iratok nem képezik a bírósági iratok részét, ezen választott bírósági határozatok őrzése, illetőleg nyilvántartása feladata csupán – jogszabály alapján – a Fővárosi Bíróságnak. Ezeket a letétbe helyezett kiadmányokat kiadni nem lehet, arról a felvilágosításra jogosultak részére az általános szabályok szerint készíthető másolat.

A választott bírósági határozatok megőrzése és e közokiratok tárolása azért rendkívül fontos, mert mindezen határozatok ítélet hatályúak, ennélfogva fontos, hogy megőrzésük biztosított legyen.

IV.13.4. A társadalmi szervezetek és az alapítványok számítógépes nyilvántartása

2003. január 1-jétől a társadalmi szervezetek és alapítványok adatairól számítógépes nyilvántartást vezet a megyei (fővárosi) bíróság kezelő irodája. A társadalmi szervezetek nevéről az OIT Hivatala vezet országos névjegyzéket. A megyei (fővárosi) bíróság a nyilvántartásba vétel, a megszűnés vagy a változás bejegyzésére vonatkozó határozat jogerőre emelkedésének megállapítását követően három munkanapon belül köteles teljesíteni az adatszolgáltatást a számítógépes nyilvántartás részére. Amennyiben az eljárás másodfokon fejeződik be jogerősen, ez a másodfokú bíróság feladata.

IV. 14. Az intézkedés és az irodai utasítás

A bírósági iraton fel kell tüntetni annak elintézését. Minden utóiraton szerepelnie kell egy rövid feljegyzésnek vagy irodai utasításnak, amelyek különfélék lehetnek, abban azonban egyértelműnek kell lenniük, hogy abból kitűnjön, hogy az érkezett utóiratot az eljáró bíró, illetve a tanács elnöke látta, annak elintézésére utasítást adott, vagy éppen úgy rendelkezett, hogy az bírói rendelkezést nem igényel.

Az intézkedést az elintézésre váró iraton, beadványon, irodai jelentésen stb. kell elkészíteni. Előfordul azonban, hogy erre az irat nem alkalmas – mert például nincs rajta elég hely az intézkedés megszövegezésére –, ekkor az intézkedést egy hozzácsatolt külön íven kell elkészíteni. Ezen a külön íven fel kell tüntetni az eljáró bíróságot, az ügyszámot és az intézkedés sorszámát.

Minden intézkedésen fel kell tüntetni az elintézés pontos dátumát és tartalmaznia kell az elintéző aláírását is. Az elintéző aláírását nem elég úgynevezett szignóval helyettesíteni, hanem olvasható módon kell feltüntetni. Amennyiben az elintézés tértivevénnyel küldendő ügyintézésre is kiterjed, úgy az elküldött tértivevények számát meg kell jelölni.

Az elintézésre szóló utasítás az úgynevezett irodai utasítás, amelyet „Lássa iroda!” megjelöléssel, röviden „Li!” jelöli a bíró és utasítást ad a mikénti elintézésre. Előfordulhat azonban, hogy csupán rövid feljegyzést készít, például: „Utasítás az előző sorszám alatt”, vagy „Határnapos”, „Intézkedést nem igényel” stb.

Előfordulhat az is, hogy egyszerre két intézkedés történik, két sorszám alatt, például az eljáró bíró kitűzi a tárgyalást egy kitűző végzésen, majd a következő sorszám alatt intézkedik irat beszerzéséről. Akkor a kitűző végzésen is megjelöli, hogy a kiadás után, tehát az idéző végzések kiadása után határnapos, de felhívja az elintéző figyelmét arra, hogy utasítás van a következő sorszám alatt is. Ugyanígy a következő sorszám alatt utasítást ad az iratok beszerzésére, majd figyelmezteti az elintézőt, hogy utasítás van a kitűző végzésen is. Ezek az utasítások az ügyintéző, a bíró mellé beosztott igazságügyi alkalmazott részére szólnak.

A bírónak azonban rendelkeznie kell az iroda számára is az iratok hollétéről. Az irodának ahhoz, hogy működését ellássa, ismernie kell, hogy a bíró az irodai utasítás teljesítése után hova kívánja helyeztetni az iratot, amelynek gyakorlatilag az a lényege, hogy mikor kívánja ismét, hogy intézkedés végett az iroda számára ezt bemutassa. Ezért rendelkeznie kell arról, hogy határnapos-e az ügy, ez esetben már ki van tűzve és a tárgyalás napjáig nem kíván az irattal foglalkozni, vagy nyilvántartásba he-lyezi „X” időpontig. Ebben az esetben az iroda a nyilvántartási idő lejárta után bemutatja a bírónak, aki, a még szükséges további intézkedéseket megteszi. Előfordulhat, hogy már további intézkedést nem igényel az irat, ekkor irattárba kell helyezni. Az irodának szóló irodai utasítás tehát lehet:

– határnapos,

– nyilvántartás (Scontro) „X” időpontig, vagy

– irattár.

Előfordul az is, hogy az intézkedés tervezetét nem a bíró, hanem önálló intézkedésre nem jogosult személy végzi, például a bíró mellé beosztott fogalmazó. Ilyenkor fel kell tüntetni, hogy az intézkedés tervezetét ki készítette. Ezt mindaddig kiadni nem lehet, amíg a bíró aláírásával jóváhagyólag el nem látta.

Amennyiben a bíróság valamely közigazgatási szervnek, más hatóságoknak, intézményeknek vagy gazdálkodó szervezeteknek stb. küld bármilyen megkeresést, értesítést vagy határozatot, úgy minden esetben fel kell tüntetni a címzett hivatkozási számát (a címzett ügyszámát). Amennyiben ez nem állna a bíróság rendelkezésére, akkor más módon meg kell jelölni a címzettet, például az ügyintéző nevét vagy a rendelkezésre álló egyéb adatot. Mindezt azért, hogy a címzett azonosítani tudja a bíróságtól érkezett iratot és a megfelelő intézkedést megtehesse. Például gyakran előfordul, hogy a bíróság egy hitelintézetet keres meg hátralékos kölcsöntartozás összegének közlése iránt, amellyel kapcsolatban a hitelintézet javára jelzálogjog van bejegyezve. Így akkor nyilvánvalóan nem elegendő a felek nevének közlése, hanem lehetőség szerint például a jelzálogkölcsön számát is be kell szerezni a felektől, és ezt a megkeresésen a hitelintézet részére fel kell tüntetni, hiszen nem várható el a gyors és szakszerű válaszadás ezen adat hiányában.

Amennyiben a bíróság távközlési vagy elektronikus eszközt vesz igénybe az ügyintézése során, akkor az intézkedésről minden esetben hivatalos feljegyzést kell készíteni és ezt az iratokhoz kell csatolni, csakúgy, mint a telefax, e-mail szövegét vagy igazoló példányát.

Az előbb már szóltunk az irodai utasításról, amely közismerten a „Lássa iroda!” megjelölést kapja az iratokban. Amennyiben az utasítás több tennivalót ír elő, akkor az egyes teendőket sorszámozva, külön-külön kell felsorolni. Amikor a bíró utasítást ad valamely fél részére történő kézbesítésre, úgy elegendő, ha az iratboríték értesítő részére utal. Így például polgári perben a jogi képviselő nélkül eljáró felperes az értesítő rész 5., az alperes az értesítő rész 6., a jogi képviselők az értesítő rész 1. és 2. alatt szerepelnek.

Amennyiben országosan használatos nyomtatvány vagy a bíróságon használt nyomtatvány igénybevételével kell az utasítást teljesíteni, úgy elegendő, ha a bíró csupán erre vonatkozóan a nyomtatvány számát jelöli meg. Ily módon az utasítás például: „Li: 102. számú idézést adja ki értesítő rész 1., 2.-nek”. Ez annyit jelent, hogy a polgári per első tárgyalására szóló idézést adja ki a felperes, illetve az alperes jogi képviselőjének.

Az imént már szóltunk arról, hogy az iroda részére is kell utasítást adni, nevezetesen, hogy az iroda mikor mutassa be ismét az iratot a bírónak, illetőleg a tanács elnökének. Ilyenkor a „Határnapos” vagy a „Scontro” megjelölést használjuk. A „Scontro” a nyilvántartás napját jelenti. A nyilvántartás lejárataként a hónap 5., 10., 15., 20., 25., vagy 30. napját kell megjelölni. Amennyiben a bemutatás napja valamely fontos okból, és ez kizárólag fontos ok lehet, másként van meghatározva, azt célszerű feltűnő módon az utasításban külön jelezni. Helytelen tehát az az irodai utasítás, amely akként szól az irodának, hogy „Sc. 15 nap”. Határozottan meg kell jelölni a dátumot, tehát „Scontro október 15.” stb.

Amikor a nyilvántartás napja lejárt, a nyilvántartást a bírónak be kell mutatni. A nyilvántartás lejártának napját, illetve a bemutatás napját az iratokon fel kell tüntetni. Erre nézve általában egy bélyegző áll rendelkezésre: „A nyilvántartás lejárt, bemutatva: ……. dátum……”, vagyis ekkor fel kell tüntetni a dátumot, amikor a bírónak, illetve a bírói tanácsnak ezt az iroda ismét bemutatja.

A bíró elrendelheti az eljárási cselekmény vagy egy részének gyorsírással való feljegyzését. Ilyenkor ezt az eljárási cselekmény időpontjától számított 8 munkanapon belül kell gépírásba áttenni. A gyorsírói feljegyzés megőrzésére a tárgyalási jegyzékre vonatkozó előírások vonatkoznak. Ilyen akkor fordulhat elő, ha például a bíró helyszíni szemlét tart és nyilvánvalóan gyorsabb, ha gyorsírót alkalmaz.

„Lapozz bele!” módban ezek az oldalak nem érhetőek el.

Kérjük, vásárolja meg a teljes elektronikus könyvet weboldalunkon.

This page is not available in preview mode.

Should you wish to access the complete text, please purchase the full version of this e-book at our webpage.